Die RGE Essen digitalisiert ihren Rechnungsausgang mit crossinx

Schluss mit der Papierflut!

„Schluss mit der Papierflut!“ lautet das Motto der RGE. Die Servicegesellschaft der Stadt Essen macht ernst mit der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse. Ende Juni 2020 wurde im ersten Schritt die Digitalisierung des Rechnungsausgangs erfolgreich abgeschlossen; schnell zeigten sich Zeitgewinn, Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen. Im nächsten Schritt soll der Rechnungseingang digitalisiert werden.

Die RGE Servicegesellschaft Essen mbH ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der nordrhein-westfälischen Stadt Essen. Das Unternehmen bietet für den Konzern Stadt Essen vielfältige Dienstleistungen in vier verschiedenen Geschäftsfeldern an: Reinigung, Sicherheit, Gastronomie und Catering. Die Stadt selbst ist der Hauptauftraggeber der RGE. Das immense Aufkommen an Ein- und Ausgangsrechnungen, das durch diese facettenreiche Geschäftstätigkeit entsteht, wurde in Zusammenarbeit mit dem Frankfurter Digitalisierungsexperten crossinx neu aufgestellt: Die crossinx-Lösung sorgt dafür, dass sämtliche Rechnungen – völlig unabhängig vom ursprünglichen Format – in einem einheitlichen E-Rechnungsformat vorliegen. Dies stellt auf dem Weg zum digitalen Wandel einen bedeutsamen Schritt zum Rechnungswesen der Zukunft dar.

Komplexität: Vielfalt in der Dienstleistung und Abrechnung

In der Vergangenheit hat die RGE sämtliche Rechnungen ausschließlich per Briefpost verschickt. Die Erstellung der Ausgangsrechnungen samt Anlagen war dementsprechend zeitintensiv und aufwendig. Nachdem die Bundesregierung im September 2017 mit der E-Rechnungs-Verordnung den Grundsatz der elektronischen Rechnungen für die öffentliche Verwaltung, und damit auch für die Kommunen, festgelegt hatte, entstand Handlungsdruck: Mit dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten der Bundesministerien ihre Rechnungen elektronisch im Format der X-Rechnung ausstellen und elektronisch übermitteln. Daran orientiert sich auch die Aufforderung der Stadt Essen, die Rechnungen spätestens ab November 2020 nur noch in digitaler Form einzureichen. Das war der Startschuss bei der RGE, die Rechnungsprozesse neu zu definieren.

Ein langer Weg: Vom Papier zum elektronischen Format

Das Ziel der RGE war gesetzt: Schluss mit der Papierflut! Der Rechnungsausgang sollte zügig digitalisiert werden. Anfangs begannen die Mitarbeiter/innen damit, die Rechnungen in ein PDF-Format umzuwandeln und der Stadt – und kurze Zeit später auch allen weiteren Kunden – diese per E-Mail zukommen zu lassen. Stefan Schomberg, Stellvertretender Leiter Finanzen & Controlling bei der RGE und Projektverantwortlicher Digitalisierung, erläutert dazu: „Wir stellen etwa 5.500 Rechnungen pro Jahr, wobei eine Rechnung bis zu 50 Seiten lang sein kann. Gerade im Bereich Reinigung werden die eigentlichen Abrechnungen durch umfassende Anlagen ergänzt – sei es durch Arbeitsnachweise oder durch Freizeichnungen etwa bei Sonderreinigungen. Sie sind wichtig, denn ohne diese Nachweise gibt es keine Bezahlung. Diese großen Datenmengen mussten eingescannt, abgelegt und weitergeleitet werden. Der Zeitaufwand war enorm.“ Der Entschluss stand fest, dass es so nicht weitergehen konnte.

Zukunftsberatung: Die Hausbank vermittelt Digitalisierungshelfer

Der entscheidende Hinweis zur Veränderung kam dann von der Hausbank der RGE, der Sparkasse Essen. Sparkassen, Volksbanken und die Commerzbank kooperieren deutschlandweit mit crossinx. Kunden, die ihre Digitalisierungsstrategie erfolgreich in die Tat umsetzen möchten, können über ihre Bank deren Services buchen. Die crossinx-Lösungen sind GoBD-konform, zertifiziert und in über 60 Ländern steuerrechtskonform; zudem verfügt crossinx über mehr als zehn Jahre Erfahrung. „Wir setzen großes Vertrauen in unsere Hausbank, und so wurde auf Empfehlung der Sparkasse Essen der Kontakt zu crossinx hergestellt“, erinnert sich Schomberg. Nach einigen Gesprächen war klar, dass crossinx den Auftrag bekommt. „Unser Berater bei der Sparkasse hat den Prozess dabei stets im Hintergrund begleitet.“

Plug & Play: Mit nur einer Schnittstelle zur Lösung

Mit nur einer Schnittstelle zum crossinx-Netzwerk kann die RGE nun alle Anforderungen an die Weiterverarbeitung von Rechnungen erfüllen. Mit dem crossinx-Netzwerk lässt sich jedes beliebige ERP- oder Buchhaltungssystem anbinden – beispielsweise ganz einfach als PDF-Rechnung oder X-Rechnung. Die RGE nutzt als Faktura-Programm die Software Landwehr L2. Im Rahmen ihres x.Channel Plug&Play-Angebots greift crossinx werktäglich jede Nacht auf die Rechnungsdaten auf dem RGE-Server zu, liest sie aus und bearbeitet sie weiter. Anlagen zur Rechnung werden ebenfalls automatisiert bearbeitet, um einen gemeinsamen Versand zu gewährleisten; sogar per Briefpost. Die Abrechnung ist komplett transparent und kalkulierbar: Zu den einmaligen Setup-Kosten kommt eine monatliche Supportgebühr hinzu, zusätzlich fallen Transaktionsgebühren pro Rechnung an: Abschließend sind alle Daten über das revisionssichere Archiv von crossinx bis zu elf Jahre abrufbar. Auch die Verwaltung der Kunden ist über das Portal sehr einfach und lässt sich flexibel steuern.

Hundert Prozent digital: Gesetzgebung und Pandemie wirken als Treiber

„Unser Ziel ist ein nahezu hundertprozentiger digitaler Rechnungsversand“; sagt Schomberg mit Blick auf die Zukunft. Bei ihrem Hauptauftraggeber, der Stadt, hat die RGE ihr Ziel erreicht. Stand heute muss sie aber noch immer vielen externen Auftraggebern die Rechnung per Briefpost zustellen. „Anfangs gab es dabei ein paar kleinere Stolpersteine beim Thema Postfachadressen“, erinnert sich Schomberg, „darauf war die Programmierung nicht eingestellt; sie griff stattdessen automatisch auf die Firmenadresse zu.“ Das Onboarding-Team von crossinx hat sich dem aber sofort angenommen und das Problem schnell behoben. „Wir mussten auch feststellen, dass nicht alle unserer Stammdaten perfekt gepflegt waren – da haben wir rasch nachgebessert.“ Um auch die letzten Zauderer von den Vorteilen elektronischer Rechnungen zu überzeugen, ist demnächst ein Rundschreiben an die Kunden geplant. Schomberg erwartet sich dadurch eine gute Resonanz: „Seit Corona haben der Digitalisierungsdruck und die Bereitschaft zu digitalisieren gleichermaßen massiv zugenommen“.

Digital in die Zukunft: Es gibt viel zu tun!

Auch die RGE war von den Auswirkungen der Pandemie betroffen: Städtische Einrichtungen wie Schulen und Kindergärten blieben geschlossen und benötigten daher keine Essenslieferungen oder Reinigungsdienste mehr; große Veranstaltungen mit Catering fanden nicht statt. „Die Krise hat uns sehr deutlich vor Augen geführt, wie dringlich das Thema Digitalisierung ist“, so Schomberg. Natürlich kalkuliert er dabei mit willkommenen Einsparungen in Porto, Papier und Druckmaterial, zudem hat die Digitalisierung der Ausgangsrechnung einen positiven Effekt auf die Umwelt. Auch hier hat die RGE bereits im Vorfeld der Prozessänderung agiert und ihre Politik rund ums Drucken geändert: Die gesamte Druckerflotte wurde ausgetauscht und modernisiert. Statt vieler Einzelgeräte in kleinen Büroräumen gibt es nun nur noch einen Drucker pro Abteilung. „Das schützt die Gesundheit unserer Mitarbeiter/innen, rettet Bäume und spart uns gleichzeitig Kosten“, zieht Schomberg Bilanz. Bei der Belegschaft stoßen die Neuerungen insgesamt auf Zustimmung. „Da die Vorgaben von der Stadt Essen als unserem Hauptauftraggeber kamen, hatten wir intern keinerlei Argumentationsprobleme. Ganz im Gegenteil: Unsere Mitarbeiter/innen sind froh, wenn sie von zeitraubenden administrativen Tätigkeiten befreit sind und dadurch mehr Zeit für ihre Kernaufgaben – wie das Controlling oder den Monatsabschluss – gewinnen.“

Als nächstes will die RGE mit der Unterstützung von crossinx ihren Rechnungseingangsprozess digitalisieren; ein sehr umfangreiches Projekt, das Stefan Schomberg leitet, und von dem er heute schon weiß, dass es viele interne Ressourcen binden wird. Zusätzlich sieht er noch an anderen Stellen weiteres Potenzial zur Digitalisierung. So könnten über die Ausstattung von Mitarbeitern mit mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones und der entsprechenden Software-Anbindung Freigabeprozesse im Reinigungsbetrieb beispielsweise deutlich beschleunigt werden. „Vor uns liegt viel Arbeit“, so Schomberg, „aber es steht außer Frage, dass das der richtige Weg ist, um auch in Zukunft gut aufgestellt zu sein.“

Quelle: www.crossinx.de