Digitalisierung hoch zwei

CAYA: Postdigitalisierung und Dokumenten-Management aus einer Hand

Der Postdigitalisierungsexperte Caya offeriert seinen Kunden mit Document Cloud ab sofort ein integriertes Dokumenten-Management-System (DMS). Mit diesem können Unternehmen ihre eingehende Post sowie weitere Dokumente unter einer Oberfläche digital ablegen, bearbeiten, verwalten und revisionssicher archivieren. Auch das Ausfüllen von Formularen, Weiterleiten von Dokumenten sowie das Bezahlen von Rechnungen gehören zum Funktionsumfang der Caya Document Cloud. Dabei greifen Anwender über ihren Browser oder eine kostenlose Mobile App auf die Dokumente zu. Die Nutzung des selbst entwickelten DMS ist für Caya-Kunden zunächst kostenfrei.

„Seitdem immer mehr Betriebe ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, verzeichnen wir eine stark steigende Nachfrage“, sagt Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer von Caya. „Da Unternehmen zudem höhere Anforderungen an das Dokumenten-Management stellen, haben wir uns entschieden, die Caya Document Cloud zu entwickeln.“ Die Software versetzt Unternehmen in die Lage, ihre eingehende, von Caya digitalisierte Post sowie weitere Dokumente bequem unter einer Oberfläche zu verwalten. Bei der Konzeptionierung von der Document Cloud legte Caya besonderen Wert auf die Usability. Alexander Schneekloth erläutert: „Bevor wir uns entschlossen haben, ein eigenes DMS auf den Markt zu bringen, haben wir uns die verfügbaren Systeme angeschaut. Dabei stellten wir fest, dass die Produkte sehr komplex sind. Mit der Caya Document Cloud bieten wir eine Lösung, die nach dem Plug-and-Play-Prinzip selbsterklärend und damit ohne Schulungsaufwand sofort anwendbar ist. Dabei deckt unser System eine Vielzahl der in Unternehmen gängigen Abläufe ab.“

So ermöglicht Caya Document Cloud eine automatisierte Verarbeitung von Dokumenten inklusive Texterkennung (OCR) und Datenextraktion, die strukturierte Verwaltung der Dokumente in Ordnern, eine Volltextsuche und die Bearbeitung mit einem PDF-Editor, das Bezahlen von Rechnungen via PayNow sowie das Weiterleiten von Dokumenten an Drittlösungen oder andere Mitarbeiter.

Caya – der digitale Briefkasten
Kunden von Caya empfangen ihre Post online. Dazu leiten sie mittels Nachsendeauftrag oder Umrouting ihre Post an das Caya Scancenter weiter oder teilen ihren Geschäftspartnern eine Caya-Postbox-Adresse mit. Alternativ holt Caya die Post beim Kunden ab. Die Digitalisierung erfolgt tagesaktuell unter strengsten, ISO-zertifizierten Sicherheitsvorkehrungen. Anschließend werden die digitalisierten Dokumente den Kunden als PDF/A-Datei auf der Caya-Plattform in einem geschützten Bereich zur Verfügung gestellt. E-Mail- bzw. Pushnachrichten bei Nutzung der Smarthone-App informieren über die neu eingegangene Post.

Quelle: www.getcaya.com