Paket versandt, aber Geld verbrannt?

“Liquidität sichern” wird zunehmend herausfordernder. Während Unternehmen schon in prosperierenden Phasen immer wieder mit Zahlungsausfällen zu kämpfen haben, gilt Vor-sicht in Kontraktionsphasen umso mehr.

Welche Vorkehrungen Unternehmen jetzt treffen können, damit sie auf ihren offenen Rechnungen nicht sitzen bleiben und welche Maßnahmen sie unbedingt treffen sollten, falls es doch passiert, erklärt der Experte für Digitales Forderungsmanagement, Milan Milic, in diesem Artikel.

Mit Vorauskasse auf Nummer sicher & Bonität verbessern

Offene Rechnungen können zu enormen Problemen bei der eigenen Liquidität führen. Der Cashflow kommt ins Stocken und eigene Rechnungen können unter Umständen nicht mehr bedient werden. Es muss daher alles dafür getan werden, damit es zu möglichst wenigen Zahlungsausfällen kommt und falls diese doch eintreten, dass ein strukturiertes Forderungsmanagement in Kraft tritt.

Wo auch immer es geht, sollte die Option der Vorauskasse gewählt werden. Je höher die Rechnung, desto eher sollte dieser Weg beschritten werden. Er muss auch nicht unbedingt für Stammkunden gelten, sondern kann beispielsweise lediglich bei Neukunden eingesetzt werden. Dies ist der sicherste Weg – keine Ware oder Dienstleistung ohne Begleichung des Betrages. Viele Unternehmen haben jedoch Angst, dass dieses Prozedere Kunden abschrecken könnte.

Bonität prüfen lassen

Auch hier gilt: Je höher die Summen, um die es geht, desto eher macht es Sinn, den Neukunden einer Bonitätsprüfung zu unterziehen. Anhand dieses Prozesses kann zumindest der bisherige Weg analysiert werden. Es wird die Frage beantwortet: Gibt es bereits Verfahren oder Verbindlichkeiten in beachtlichem Ausmaß? Natürlich zeigt eine Bonitätsprüfung nicht alles, in Wirklichkeit nämlich nur die potenzielle Zahlungsfähigkeit. Zur prinzipiellen Zahlungsfähigkeit muss natürlich auch die Zahlungswilligkeit hinzukommen, die sich jedoch sehr schnell ändern kann. Eine Garantie, dass der Kunde auch ein zahlender Kunde ist, erlangt man dadurch natürlich nicht, sondern nur Tendenzen.

Liquidität sichern durch strukturierte Mahnprozesse

Nehmen wir an, die Ware wurde geliefert und die Rechnung wird nicht im vorgegebenen Zeitrahmen, innerhalb der Zahlungsfrist, bezahlt. Dann ist es wichtig, dass eine Zahlungserinnerung mit angemessener Frist versendet wird. Zahlt der Kunde dann immer noch nicht, heißt es: Liquidität sichern und schnellstmöglich den Mahnprozess in Gang bringen! Je schneller und je strukturierter dieser ist, desto schneller gelangt das Unternehmen auch an sein Geld. Im Grunde gibt es keinerlei rechtliche Notwendigkeit, ein Mahnverfahren zu starten. Theoretisch kann der Fall also direkt nach Überschreiten der Zahlungsfrist an ein Inkassobüro oder an einen Anwalt übergeben werden. In der Praxis wird dies natürlich nicht so gehandhabt, da man sonst die Kunden vergraulen würde. Also sollte ein mehrstufiges Mahnverfahren in Gang gesetzt werden, welches auf postalischem Wege durchgeführt wird, um im Anschluss den Prozess adäquat dokumentieren zu können.

Liquidität sichern durch Beauftragung eines Inkassounternehmens

Je länger Unternehmen mit dem eigenen Forderungsmanagement warten, desto länger müssen sie im Schnitt auch auf ihr Geld warten. Wenn der mehrstufige, schriftliche Mahnprozess ohne Erfolg blieb, dann sollte ein Inkassobüro hinzugezogen werden. Dieses wird ebenfalls in einem mehrstufigen Prozess versuchen, über verschiedene Kommunikationskanäle, mit dem Schuldner Kontakt aufzunehmen. Priorität wird hier auf die persönliche Erreichbarkeit gelegt. Seriöse Inkassounternehmen sorgen mit ihrem geschulten Personal dafür, dass dieser persönliche Kontakt, der durch Verständnis und Wertschätzung geprägt ist, bereits 30% höhere Rückzahlungsraten erreicht.

Der gesamte Prozess des Inkassounternehmens dauert in etwa weitere 60 Tage. In diesen 60 Tagen findet das Inkassounternehmen heraus, ob der Kunde nicht zahlen kann oder ob er nicht zahlen will (Zahlungsfähigkeit/Zahlungswille). Mehr Optionen gibt es nicht. Danach wird der Fall an ein Gericht abgegeben.

Extern Bonität prüfen lassen & Forderungen einholen

Bei vielen Unternehmen regiert das Prinzip Hoffnung. Hoffnung, dass der Kunde doch noch zahlt, aber im Endeffekt kostet dies Zeit und andere Ressourcen. Zusätzlich scheuen viele Unternehmen davor zurück, Inkassobüros hinzuzuziehen, dabei weisen diese einige Vorteile auf:

1. Es schont die Ressourcen des Unternehmens, weil sich Profis um das Eintreiben des Geldes kümmern.
2. In vielen Fällen, wenn das Inkassobüro sich das erste Mal beim Kunden meldet, lenkt er plötzlich ein und bezahlt doch die Rechnung. Das hat damit zu tun, dass die Verbindlichkeit, durch das Hinzuziehen einer dritten Instanz, zunimmt. Dies bedeutet, dass das Unternehmen wesentlich schneller zum eigenen Geld kommt.
3. Insgesamt steigt durch das Hinzuziehen von professionell agierenden Inkassobüros die finanzielle Planbarkeit von Unternehmen, denn sie können, aufgrund ihrer Erfahrung, sehr genau prognostizieren, welcher Kunde wann bezahlt.

 Gerichtliche Behandlung des Falles

 Das Gericht benötigt ebenfalls Zeit, um den Fall zu behandeln. Natürlich sind an diesem Punkt schon einige Wochen ins Land gezogen, in denen das Unternehmen auf das Geld des Schuldners warten musste. Deshalb ist es wichtig, so schnell wie möglich mit dem Mahnprozess zu beginnen. Auch eine lückenlose Dokumentation des eigenen Vorgehens, inklusive Klarmachung der Konsequenzen bei Nichtzahlung und angemessener Fristen, hilft dabei, eine lückenlose Darstellung des Vorganges zu skizzieren. Es wäre mehr als ärgerlich, wenn an dieser Stelle irgendwelche juristischen Schlupflöcher von der Gegenpartei ausgenutzt werden könnten, weil “unsauber” vom Unternehmen gearbeitet wurde.

Fazit von Milan Milic

Vertrauen ist gut, strukturierte Prozesse im Forderungsmanagement sind besser. Jedes Unternehmen sollte sich wirklich gut auf mögliche Zahlungsausfälle vorbereiten und sie, im Idealfall, verhindern. Sollte man vorab bereits von den eigenen Kunden die Bonität prüfen lassen, hat man hier schon viel zur Sicherung der eigenen Liquidität beigetragen. Doch: Nicht immer wird dies möglich sein.

Deshalb muss ein engmaschiges und strukturiertes System her, welches möglichst wenig Arbeitskraft und Zeit verbraucht. Zusätzlich sollte ein Inkassobüro für die Abwicklung nach dem Mahnverfahren sorgen. So kann sichergestellt werden, dass alles unternommen wurde, um das Geld vom Schuldner einzutreiben.

Milan Milic aus der Schweiz ist ein Experte im Bereich digitales Forderungsmanagement. Mit seinen mehr als 20 Jahren Erfahrung als Unternehmer revolutioniert Milan Milic die Forderungsmanagement Branche durch seine eigene neuartige und innovative Inkasso-Software.

Quelle: Milan Milic – www.milanmilic.com