R+V Tochtergesellschaften profitieren von modernem Dokumentenmanagement

„Mit unserer ECM-Lösung sind wir im 21. Jahrhundert angekommen“

Wer an die Prüfung von Versorgungswerken denkt oder an die Verwaltung großer Liegenschaften, hat unwillkürlich Berge von Akten, Plänen und Formularen vor Augen. Nicht so die Mitarbeiter entsprechender Bereiche der R+V Versicherung AG: Im Immobilienmanagement sowie bei der Tochtergesellschaft compertis hat die Einführung der Enterprise Content Management (ECM) Lösung enaio die Prozesse drastisch vereinfacht und die Notwendigkeit sowie das Handling von Papierakten auf ein Minimum reduziert. Gerade jetzt profitieren die Mitarbeiter im Homeoffice davon noch zusätzlich.

„Früher wäre es schwierig gewesen, von zu Hause aus zu arbeiten: Man kann bei uns nicht einfach ein Dokument ausdrucken, unterschreiben und es zur Post bringen“, erklärt Tobias Fettermann, Gruppenleiter bei compertis. „Es braucht Freigaben, das Vier-Augen-Prinzip muss eingehalten und dokumentiert werden.“ Den reibungslosen und teilweise automatisierten Workflow, den die Einführung einer ECM-Lösung vor zwei Jahren mit sich gebracht hat, begrüßt Fettermann daher mit Nachdruck: „Das hat uns nicht nur mehr Transparenz und Zeitersparnis gebracht. Im Moment hält es uns auch schlicht arbeitsfähig: Ohne enaio müsste mindestens ein Drittel der Belegschaft im Büro sitzen – und nichts weiter machen als Akten wälzen, Informationen suchen und telefonische Auskünfte erteilen. Diesen Aufwand haben wir uns durch die Einführung eines ECM definitiv gespart.“

compertis ist eine Beratungsgesellschaft für betriebliches Vorsorgemanagement. Sie unterstützt Unternehmen beim Aufbau und der Optimierung ihrer Versorgungswerke und trägt so zur Alterssicherung ganzer Belegschaften bei. Dabei hat sie als Tochter der R+V Versicherung AG eines der größten Versicherungsunternehmen Deutschlands hinter sich. Dieses gehört wiederum zur Genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken.

Sehr flexibel unterwegs

Ursprünglich sollte die Lösung vor allem den Innendienst entlasten: Alle Dokumente, Projekte, Arbeitsergebnisse wurden digitalisiert und in einfach gegliederten Kundenordnern gebündelt. Klar strukturierte Zugriffsrechte sorgen für das nötige Maß an Vertraulichkeit und Sicherheit, Workflows helfen, die Qualität zu sichern und dokumentieren den Prozess. Neue Datensätze werden von enaio per automatisierter Abfrage erkannt und mithilfe des Bearbeiters gleich dem richtigen Kundenordner zugewiesen. „Inzwischen nutzen das alle drei Bereiche im Innendienst, zuletzt haben wir nun noch den Außendienst angebunden. Diese Flexibilität hätten uns andere Lösungen nicht eröffnet – auch das hat damals den Ausschlag gegeben, dass wir uns für enaio entschieden haben“, verrät Fettermann.

Einsicht mit Aussicht

Dabei ist das Potenzial der Lösung noch längst nicht ausgeschöpft: „Als nächstes wollen wir Vorlagen bauen, die Erstellung und Versand von Angeboten direkt aus dem Kundenordner heraus ermöglichen“, sagt Fettermann. Schon jetzt ermöglicht ihm die ECM-Lösung nicht nur einen transparenten Einblick in die laufenden Projekte, sondern auch die aktuelle Auswertung der Auftragslage: „Wir können unsere Auslastung über enaio steuern, Ressourcen besser nutzen und Fristen überwachen.“ Viele Wünsche bezüglich neuer Funktionalitäten realisiert Fettermann mit seinen Kollegen bereits selbst – die Software von Optimal Systems ist intuitiv und offen für die interne Weiterentwicklung. Und der deutsche Hersteller im Zweifel nur einen Anruf weit entfernt. Der Gruppenleiter bei compertis weiß auch das zu schätzen: „Das macht uns schneller und man weiß immer, wo man steht und an welcher Stelle was läuft.“

Drei Millionen Dokumente im Griff

Eine andere R+V Tochter, die auf enaio setzt, ist die R+V Finanzholding. Sie betreut ein Immobilienportfolio mit einem Verkehrswert von rund 4,5 Milliarden Euro – mit entsprechend vielen Dokumenten: Pläne, Verträge, Schriftverkehr, Rechnungen über Instandhaltungs- oder Baumaßnahmen – alles in allem rund drei Millionen Dokumente im Bestand. Diese sollten nicht nur vollständig, geordnet und einfach verfügbar sein; Zugriff und Bearbeitung müssen auch den Anforderungen an Freigabeprozesse und Datenschutz genügen.

Beatrix Marth, Asset Managerin Technik bei R+V Immobilien, schätzt vor allem den einfachen Antragsprozess: „Wenn ein Bauprojekt ansteht, muss dafür Budget angefragt werden. Dafür haben wir eine einfache Antragsmaske, die dann samt Anlagen in der ganzen Abteilung kursieren kann. Wer was wann freigegeben hat, lässt sich zu jeder Zeit transparent nachvollziehen.“

Ordnung über Nacht

Auch hier gibt es Wünsche zu weiteren Funktionen, die enaio künftig noch abdecken könnte. Zuletzt wurde 2019 das Dokumentenmanagement über eine SAP-Schnittstelle mit der Finanzbuchhaltung verbunden. Wird dort etwa ein neuer Mietvertrag angelegt, erstellt enaio über Nacht die passende Akte dazu, in der dann alle Dokumente gebündelt vorliegen. Marth schätzt die hohe Zeit- und Arbeitsersparnis, die die neue ECM Lösung gebracht hat: „Und ich arbeite wirklich gerne damit.“

Quelle: www.optimal-systems.de