Hertha BSC optimiert Rechnungswesen mit EASY SOFTWARE

Zu einem erfolgreichen Fußballverein gehört mehr als die erste Elf. Damit nun auch das Rechnungswesen noch effizienter wird, zählt die Buchhaltung des Erstligisten Hertha BSC auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem.

Die Verwaltung der „Alten Dame“ umfasst vergleichsweise wenige Mitarbeitende; dennoch ist die Organisation breit gefächert. Viele verschiedene Kostenstellen sind im gesamten Haus verteilt. Bei so vielen Richtungen, in die ein Prozess sich bewegen kann, wurde es schwierig, den jeweils aktuellen Fortschritt einzelner Prozesse im Blick zu behalten. Währenddessen warteten die Geschäftspartner auf die Bezahlung ihrer Rechnungen.

Hertha BSC suchte eine Lösung für dieses Problem, allerdings ohne Ausschreibung. Zu diesem Zeitpunkt war der Verein bereits Bestandskunde von EASY SOFTWARE und nutzte eine andere Dokumentenmanagementlösung von EASY unterstützend im Hintergrund. Der Vorteil, mehrere ähnliche Lösungen aus der gleichen Hand zu beziehen, wurde schnell deutlich: Die Tools arbeiten zusammen, als wären sie eine große, vielseitige Lösung. Abgesehen davon passte das flexible Angebot mit vielen Anpassungsmöglichkeiten am besten zu den Bedürfnissen des Hertha BSC.

Mit EASY reduzierte Hertha BSC den Zeitaufwand pro Vorgang um 40 Prozent. Den Grund dafür erklärt der projektverantwortliche Senior Controller Sven Gebhardt: „Bei der Frage ‚Wer übernimmt diese Rechnung?‘ haben wir vorher immer wieder Ausnahmen gemacht. Kurzfristig schienen solche Umwege schneller ans Ziel zu führen, doch langfristig machten sie koordinierte Arbeit unmöglich. Klare, digitale Wege sorgen automatisch für mehr Disziplin.“ Er lobte außerdem die einfache Bedienbarkeit des Tools, die es Hertha BSC ermöglichte, ihre Workflows auch nach Erstinstallation der Lösung eigenständig weiter zu konfigurieren.

Nach Einführung der Lösung im Frühjahr 2020 liefen im ersten Jahr bereits knapp 1.300 Rechnungen durch den digitalen Workflow. Die Mitarbeitenden in der Verwaltung der Hertha waren außerdem glücklich über die Möglichkeit, dank des neuen Tools einfacher von zu Hause aus arbeiten zu können.

Schauen Sie hier die Aufzeichnung des Online-Seminars, bei dem Sven Gebhardt den Vorher-Nachher-Effekt sowie den genauen Ablauf des Projekts mit EASY anschaulich vorstellt.

Quelle: www.easy-software.com