Rechnungen einfach online freigeben mit «Mobile Invoice Approval» von Kendox

Schlanker End-to-End Prozess für die digitale Rechnungsbearbeitung in der Cloud

Mit einer mobilen Browseranwendung zur digitalen Rechnungsbearbeitung im Homeoffice für Remote Arbeitende schafft Kendox weitere Vereinfachungen für das Arbeiten mit Dokumenten im Rahmen der Digitalisierung. Die auf dem mobilen Web-Client der DMS-Lösung Kendox InfoShare basierende Lösung «Kendox InfoShare Mobile Invoice Approval» wurde speziell auf das ortsunabhängige Bearbeiten von relevanten Belegen im Rahmen des Kreditorenworkflows abgestimmt. Mithilfe der schlanken Software-as-a-Service-Lösung stehen relevante Daten jederzeit für berechtigte Nutzer im Team zur Verfügung. Sachbearbeitende in Buchhaltung, Finanzwesen und anderen Abteilungen erhalten damit ohne Softwareinstallation, einfach über den Browser, jederzeit Zugriff auf alle Bearbeitungsschritte – schnell, cloud-basiert und flexibel.

Der Digitalisierungsschub, den viele Unternehmen durch die Covid-19 Pandemie durchleben, wird weiterhin anhalten. Aktuellen Marktumfragen zufolge, beurteilen 53 Prozent der Berufstätigen ihre Tätigkeit als grundsätzlich für das Homeoffice geeignet. Fast ebenso viele Berufstätige (51 Prozent) möchten auch nach der Pandemie gern ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiten.(i) Doch gerade die Freigabe und Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist in vielen Unternehmen nach wie vor ein aufwändiger Prozess, der bislang häufig noch nicht aus dem Homeoffice erledigt werden kann. Gerade in kleinen und mittelständischen Betrieben können die damit verbundenen Aufgaben noch nicht in die Cloud verlegt werden, denn Rechnungen müssen häufig noch manuell erfasst und den richtigen Bestellungen bzw. Sachbearbeitern zugeordnet werden. Und auch die Freigabe der Rechnungen findet häufig manuell, basierend auf der Papierrechnung statt. Dies alles führt zu langen Prozesslaufzeiten, hohen Fehlerquoten und geht vor allem zu Lasten der Flexibilität im digitalisierten Arbeitsumfeld.

Mit «Kendox InfoShare Mobile Invoice Approval» lässt sich dieser aufwändige Prozess im Unternehmen optimieren und Potenziale zur Einsparung von Kosten sowie zur Verkürzung der Durchlaufzeiten realisieren. Eine regelbasierte, prozessgestützte Verarbeitung der Rechnungen sorgt für hohe Transparenz und eine deutlich verbesserte Auskunftsbereitschaft. Zusätzlich wird durch die revisionssichere Archivierung der Rechnungen Rechtskonformität gewahrt. Die Verarbeitung kann zudem standortübergreifend ohne Medienbrüche erfolgen, sodass die Belege jederzeit auch mobil freigegeben werden können.

«Mobile Invoice Approval» unterstützt den gesamten Rechnungseingangsprozess von der Digitalisierung der Eingangsrechnung über die Extraktion und Verifikation der Rechnungsdaten, der strukturierten Bearbeitung der Rechnung sowie der Kontierung und Kostenstellenzuweisung. Optional kann so ein mehrstufiger Freigabeprozess bis hin zur Übergabe der Rechnungsdaten an das nachgelagerte Finanzbuchhaltungssystem abgebildet werden.

Digitalisierungsschub durch mobile Rechnungsfreigabe

«Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben», so Manfred Terzer, CEO der Kendox AG. «Für Unternehmen kommt es nun darauf an, eine gewisse Resilienz aufzubauen und ihre Strukturen langfristig auf einen flexiblen Wechsel zwischen Remote Working und der Arbeit im Unternehmen einzustellen. Insbesondere Prozesse, die sich über mehrere Abteilungen im Unternehmen erstrecken – wie zum Beispiel die Bearbeitung von Eingangsrechnungen – spielen hier eine zentrale Rolle. Genau dafür haben wir unsere Standardlösung entwickelt. Sie bietet einen sicheren mobilen Zugriff auf vollständig digitalisierte Prozesse und gleichzeitig die Möglichkeit einer flexiblen Prozessgestaltung.»

Optimale Unterstützung für alle Phasen der Rechnungseingangsverarbeitung

Zu den klassischen Phasen der Rechnungseingangsverarbeitung im Unternehmen gehört eine feste Reihenfolge von verschiedenen Aufgaben und Abläufen: Rechnungseingang, Datenextraktion und Verifikation, ggf. eine Vorkontierung, Mengen- und Preisprüfung, Kontrolle und Freigabe von Rechnungen – und abschließend die Übergabe an die Finanzbuchhaltung für die Begleichung der Rechnung. Zusätzlich müssen auch die einzelnen Prozessschritte umfassend protokolliert werden, damit die Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses gewährleistet bleibt.

Mithilfe der standardisierten Abläufe der «Mobile Invoice Approval» Lösung werden die Belege entsprechend der Prozessdefinition automatisch an den jeweils richtigen Verarbeitungsschritt weitergereicht. Gleichzeitig wird das fortlaufende Verarbeitungsprotokoll erstellt, sodass jederzeit transparent ersichtlich ist, wer wann welche Entscheidungen im Laufe des Prozesses getroffen hat.

Automatisierung vom Rechnungseingang bis zur Weiterleitung an die Finanzabteilung

Nachdem eingehende Belege entweder digitalisiert oder beispielsweise aus dem E-Mail-System extrahiert worden sind, werden mithilfe moderner Erkennungstechnologien die Daten automatisch und zuverlässig aus den eingehenden Rechnungen extrahiert, zugeordnet und mit den Stamm- und Bewegungsdaten im Finanzbuchhaltungs- bzw. ERP-System abgeglichen sowie auf Gültigkeit überprüft.

Bei der eigentlichen Rechnungsbearbeitung stehen den bearbeitenden Personen Funktionen zur Verfügung, die den Prüf- bzw. Bearbeitungsvorgang erheblich unterstützen. Einzelne Rechnungspositionen und Kontierungen können beispielsweise auf einfache Weise zusammengefasst oder gesplittet werden. Zudem ist die Integration von definierten Buchungsregeln in diesen Bearbeitungsschritt möglich. Mitarbeiter, die eine Rechnung bearbeiten oder prüfen und freigeben müssen, werden automatisch informiert und bekommen alle relevanten Daten der Rechnung sowie den dazugehörigen Rechnungsbeleg in einem übersichtlichen Interface automatisch bereitgestellt. Je nach Prozessdefinition kann der Freigabeprozess – z.B. in Abhängigkeit des Rechnungsbetrags oder der Kostenstelle – einer oder auch mehreren Personen zur Freigabe vorgelegt werden. Selbstverständlich sind aus dem Freigabeprozess heraus auch Rückfragen an Dritte möglich.

Nach abschließender Freigabe der Rechnung wird der gesamte Buchungssatz, einschließlich der erfassten Kontierungen, Kostenstellen etc. sowie dem Rechnungsbeleg, an die nachgelagerte Finanzbuchhaltung übertragen. Optional kann eine automatische Zahlungsfreigabe für die jeweilige Rechnung erfolgen («Dunkelbuchung»).

Sicherheit und Compliance durch nachvollziehbare Bearbeitungsschritte

Der gesamte Prüf- und Freigabeprozess wird protokolliert und als «Bearbeitungsprotokoll» im elektronischen Archiv und im Kontext der freigegebenen Rechnung abgelegt. Somit ist transparent dokumentiert, wer wann welche Entscheidung beziehungsweise Freigabe im Rahmen des Gesamtprozesses getroffen hat. Neben Kommentaren und Entscheidungen, die im Laufe des Prozesses getroffen worden sind, enthält das Bearbeitungsprotokoll unter anderem auch die Kontierungsinformationen sowie weitere Informationen zur jeweiligen Zahlung. Zur besseren Visualisierung kann das Bearbeitungsprotokoll optional auch zusätzlich direkt auf dem jeweiligen Rechnungsbeleg angebracht werden.

«Kendox InfoShare Mobile Invoice Approval» ist Teil des wachsenden Kendox Portfolios für die digitale Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter: https://www.kendox.com/de/loesungen/digitale-rechnungsbearbeitung.

Quelle: www.kendox.com

(i) BITKOM Research, Pressemitteilung vom 26. Mai 2021: https://www.bitkom-research.de/de/pressemitteilung/58-prozent-fuer-strikte-homeoffice-pflicht-bis-corona-vorueber-ist .