Staatliche Institution setzt auf digitale Personalakten

Kodak Alaris hat gemeinsam mit seinem Partner Datapool den Zuschlag für ein großes Digitalisierungsprojekt einer deutschen staatlichen Institution erhalten. Insgesamt wurden 47 Produktionsscanner sowie die Erfassungslösung Capture Pro für die Digitalisierung der Personalakten geliefert.

Die Verwaltung plant die Digitalisierung aller Personalakten. Um diese Menge an Papier zu verarbeiten, werden hoch performante Produktionsscanner benötigt. Der verantwortliche IT-Dienstleister war mit der Ausschreibung und Beschaffung beauftragt. Um die richtigen Geräte zu finden, wurden Scanner verschiedener Hersteller unter realen Bedingungen ausgiebig getestet. Am Ende konnte sich der Kodak i5650 durchsetzen.

Leistungsstarke Scanner

Die Produktionsscanner Kodak i5650 konnten durch ihre Performance und Zuverlässigkeit überzeugen. Eine Maßgabe des IT-Dienstleisters war die Verarbeitung von verschiedenen Papierformaten und -stärken im Stapel. Das meistert der Kodak i5650 bei einer Durchsatzgeschwindigkeit von 180 Blatt pro Minute absolut zuverlässig. Darüber hinaus liefert der Scanner eine stets herausragende Bildqualität, selbst bei schwer lesbaren Originaldokumenten. Dies ist der bewährten integrierten Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page zu verdanken.

Für alles gewappnet: Capture Pro

Eine weitere Maßgabe in der Ausschreibung war es, alle gängigen Formate, wie bspw. PDF, JPEG, PNG etc., ausgeben zu können. Hier konnte Capture Pro von Kodak Alaris überzeugen. Es ist eine moderne Erfassungslösung, die sich bequem in bestehende IT-Landschaften integrieren lässt. Die Software besticht durch ihre hervorragende Performance, Integrität und Kompatibilität. Capture Pro weist alle Features auf, die die Verarbeitung riesiger Datenmengen vereinfacht, von der Erstellung durchsuchbarer PDF- und PDF-A-Dateien, über die Ausnahmeprüfung und erweiterte Indizierung bis hin zur Extrahierung. So erreichen die Informationen schneller die digitalen Prozesse.

Silent Installation

Eine Besonderheit bei diesem Projekt waren die speziellen Anforderungen des IT-Dienstleisters hinsichtlich der Bereitstellung. Die strengen Sicherheitsauflagen schreiben vor, dass alle Geräte mittels Silent Installation bereitgestellt werden müssen. Das bedeutet, dass die Installation ausschließlich via Plug & Play, ohne zusätzliche Popup-Fenster und remote möglich sein muss. So müssen die Geräte in den Niederlassungen nur noch angeschlossen werden und sind sofort einsatzbereit.

Service nach Kundenwunsch

Für alle eingesetzten Scanner von Kodak Alaris wurde ein Servicevertrag über fünf Jahre vereinbart, inklusive Wartung, Ersatzteile und Instandsetzung innerhalb von 48 Stunden. Den First Level Support der Geräte übernimmt der IT-Dienstleister selbst. Die nötigen Schulungen erhielten über 200 Techniker mittels Online-Workshops von Kodak Alaris.

Darüber hinaus bestand die Institution auf festgelegte Service-Zeiten von 06:00 – 18:00 Uhr mit einer Reaktions-/Rückmeldezeit von 30 Minuten. Dieser Service wird vom Kooperationspartner Datapool bereitgestellt. Hierfür wurde ein individuelles Ticketsystem eingerichtet, damit die Vorgänge entsprechend dokumentiert und zugeordnet werden können.

Für den Fall der Fälle

Sollte es doch einmal nötig sein, ein Gerät komplett austauschen zu müssen, sind für Notfälle Ersatzgeräte bei Datapool gelagert. So wird ein Vor-Ort-Austausch innerhalb von 48 Stunden gewährleistet.

Quelle / Weitere Informationen unter www.alarisworld.com