30 Prozent Kosten sparen mit der HR Document Box

Digitalisierung von Personaldokumenten

Die aconso-Unternehmensgruppe, Markt- und Innovationsführer für Cloud Software im HR-Dokumentenmanagement, bringt ein weiteres innovatives Tool auf den Markt: die HR Document Box. Über das digitale Dokumenten-Ablagesystem können HR-Verantwortliche den Mitarbeitern HR-Dokumente wie beispielsweise Gehaltsabrechnungen unkompliziert und mit nur wenigen Klicks in Echtzeit zur Verfügung stellen. Das Tool erleichtert damit den Arbeitsalltag von Personalmitarbeitern erheblich und reduziert Kosten um bis zu 30 Prozent. Zudem ebnet das System den Weg hin zu 100 Prozent digitalen HR-Prozessen.

Lästiges Versenden von HR-Papierdokumenten gehört mit der HR Document Box von aconso der Vergangenheit an. So können die HR-Angestellten sämtlichen Mitarbeitern im Unternehmen wichtige Personaldokumente digital zur Verfügung stellen, anstatt sie jedes Mal aufs Neue auszudrucken und per Post zu verschicken. Darüber hinaus lassen sich regelmäßig wiederkehrende Dokumente wie Entgeltabrechnungen oder Arbeitszeitnachweise ganz automatisch über das System versenden. HR-Mitarbeiter sparen dadurch viel Zeit und Aufwand ein und verfügen wieder über mehr freie Kapazität im Personalwesen.

Sekundenschneller Zugriff 24/7

Durch die zentrale, digitale Bereitstellung der Personalpapiere können die Mitarbeiter zu jeder Tages- und Nachtzeit auf ihre Dokumente zugreifen – und das auch außerhalb des Unternehmensnetzwerkes. Gerade in Zeiten von Corona, wenn beispielsweise Passierscheine oder Impfnachweise unverzüglich bereitliegen müssen, ist das von besonders großem Vorteil. Zudem lassen sich Dokumente auch einfach und zuverlässig an Mitarbeiter zustellen, die erst kürzlich das Unternehmen verlassen haben. Erreichbar ist die HR Document Box für Personaler und Mitarbeiter Device-unabhängig – sie können also mit Smartphone, Tablet oder Laptop jederzeit auf die benötigten Dokumente zugreifen.

Daten- und Umweltschutz haben oberste Priorität

Die HR Document Box von aconso garantiert durch ein mehrstufiges Sicherheitssystem höchsten Datenschutz. So ist mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung, individueller Verschlüsselung und revisionssicherer Archivierung sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die entsprechenden HR-Dokumente haben. Zudem laufen die Daten bei einem deutschen ISO/IEC 27001 zertifizierten Provider zusammen.

Die digitale Ablage in der Dokumentenbox ist nicht nur sicher – sie vermindert auch den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens. Denn Ausdrucke und der Versand per Post sind so kaum mehr notwendig, was sich positiv auf Umwelt- und Klimaschutz auswirkt.

Die Vorteile der HR Document Box von aconso auf einem Blick:

• Einsparung von Kosten, Aufwand und Zeit
• Keine Ausdrucke und Postversände mehr nötig
• Problemlose Integration der Digitalen Personalakte und SuccessFactors möglich
• Einfach, unkompliziert und intuitiv zu bedienendes HR-System
• Sekundenschnelle Zustellung kurzfristig benötigter Dokumente
• Endgerät-unabhängiger Zugriff rund um die Uhr
• Hoher Datenschutz durch mehrstufiges Sicherheitssystem
• Positiver Beitrag zum Umweltschutz

Weitere Informationen zur HR Document Box finden Sie hier.

Quelle: www.aconso.com

Foto „head“: Die HR Document Box punktet nicht nur durch ihre intuitiv bedienbare Oberfläche – mit ihr lassen sich auch Kosten und Aufwände immens reduzieren. (Quelle: aconso)