Intelligente Workforce-Management-Lösungen: Die Zukunft der Personalplanung

Managerinnen und Manager von Lagern und Distributionszentren sollten ihr Personal nicht mehr mit manuellen Methoden verwalten - von David Lancefield, Director of Software Solutions Sales EMEA, Zebra Technologies

Die Einzelhandelsbranche hat im vergangenen Jahr aufgrund der COVID-19-Pandemie mehrere dramatische Veränderungen durchlaufen. Während des Lockdowns konnten Kunden nicht in Geschäften vor Ort einkaufen – auch deshalb hat Online-Shopping  im Jahr 2020 um massive 44 Prozent zugenommen. Diese Entwicklung beschleunigt einen seit Jahren bestehenden Trend: Kundinnen und Kunden weichen zunehmend auf Online-Kanäle oder eine Mischung aus Online- und physischen Einkaufsmöglichkeiten wie Click & Collect aus.

Online-Bestellungen nehmen deshalb immer mehr zu. Und Angestellte in Einzelhandelslagern und Distributionszentren, die das alles bewältigen müssen, stehen vor enormen Herausforderungen. Lagerbetreiber haben in den letzten Monaten sehr viele neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt – aber die Personalsituation bleibt weiterhin angespannt.

Zahlreiche Herausforderungen bei der Personalplanung

Auch wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, müssen diese erst eingearbeitet werden. Dies nimmt viel Zeit in Anspruch und bindet erfahrene Kolleginnen und Kollegen, die Neuankömmlinge anleiten sowie bei Fragen und Problemen unterstützen müssen. Auch kann es Schwankungen in der Kundennachfrage gerade im E-Commerce geben, etwa durch den künftigen Pandemieverlauf in den bevorstehenden Wintermonaten. Und Faktoren wie die aktuell oft schwer vorhersagbare weltweite Containerlogistik erschweren die Personalprognose und -planung ebenfalls erheblich. Die manuelle Planung von Schichten und dem Arbeitsaufkommen ist außerdem oft zu ungenau. Infolgedessen können Lagerhäuser entweder unter- oder überbesetzt sein. Außerdem kostet es die Lager-Manager viel Zeit, Arbeitspläne zu erstellen oder zu ändern. Diese Zeit fehlt dann an anderer Stelle, etwa um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzulernen und zu unterstützen.

Selbst erfahrene Manager kennen möglicherweise nicht alle Variablen, die beeinflussen, wie viele Arbeitskräfte ein Lagerhaus zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt. Und selbst die Dinge, die sie im Blick haben, etwa, wie Mitarbeiter am besten entsprechend ihrer Vorkenntnisse eingesetzt werden, sind im hektischen Arbeitsalltag nicht immer optimal umzusetzen. Dies trifft insbesondere zu, wenn Führungskräfte neben einer großen Belegschaft noch viele andere betriebliche Prioritäten verwalten müssen. Ohne ein intelligentes System, das den Lager-Managerinnen und -Managern einen Großteil dieser Arbeit abnimmt, können auch umfangreiche Investitionen in neue Mitarbeiter die aktuellen Herausforderungen in der Branche nicht lösen.

Intelligente Systeme für die Personalplanung lösen viele Herausforderungen

Viele dieser Herausforderungen lassen sich mit einem intelligenten Workforce-Management-System lösen, das die Personalplanung automatisiert und eine Komplettlösung für die Planung von aktuellen und zukünftigen Personalbudgets und Zeitplänen bietet. Derartige Lösungen sind in der Lage, Änderungen in Datenmustern schnell zu erkennen und passgenaue Prognosemodelle zu erstellen. In diese Prognosen fließen viele Faktoren ein, etwa die Auslastung des Lagers, Präferenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Eigenkapitalregeln des Unternehmens und Arbeitsvorschriften. Auf diese Weise stehen Lager-Verwaltern auch in Zeiten erhöhter Nachfrage oder bei Störungen des regulären Betriebsablaufs genauere Planungsmöglichkeiten zur Verfügung. Durch diese Entlastung haben Führungskräfte außerdem mehr Zeit, neu eingestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszubilden, was sich positiv auf die Arbeitsmoral und Produktivität auswirkt. Die folgenden Beispiele zeigen, wie intelligente Systeme die Personalprognose und -planung konkret verbessern können.

Flexible Anpassung an die Lagerauslastung

Der Online-Handel wird auch in den kommenden Monaten und Jahren weiterhin starken Schwankungen unterliegen. Neben dem Pandemieverlauf können sich beispielsweise auch Einkaufstrends und -vorlieben verändern. Deshalb ist es entscheidend, dass sich Lager und Distributionszentren schnell anpassen und das Personal entsprechend der Kundennachfrage eingesetzt wird. Eine intelligente Workforce-Management-Lösung erkennt, wann diese Schwankungen auftreten, und gibt spezifische Empfehlungen, wann und wie die Personalbesetzung an den einzelnen Standorten geändert werden sollte. Dadurch sind immer genügend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter pro Schicht eingeplant, um alle eingehenden Online-Bestellungen zu bearbeiten. Dadurch können Einzelhandelsmitarbeiter sicherstellen, dass Kunden ihre Bestellungen rechtzeitig erhalten – und die Kunden sind mit dem Einkauf zufrieden und vertrauen dem Geschäft dann auch in Zukunft.

Die COVID-19-Pandemie hat auch die Lebensumstände vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter völlig verändert. Kinder wurden in den Schulen plötzlich mit Hybrid- oder Fernunterricht unterrichtet, ältere oder hilfsbedürftige Verwandte benötigten aufgrund hoher Risikofaktoren zusätzliche Unterstützung. All dies beeinflusst auch, wann und wie Angestellte in Lagern und Distributionszentren arbeiten können. Auch wenn immer mehr Menschen geimpft und Schulen und Geschäfte wieder geöffnet sind, werden viele Mitarbeiter weiterhin präzise und flexibel abgestimmte Arbeitspläne benötigen, um während ihrer Schichten dann auch engagiert und produktiv zu sein.

Mit einer automatisierten Dienstplanung werden die Präferenzen und Bedürfnisse der Belegschaft besser berücksichtigt, und Manager von Warenlagern und Distributionszentren können sicherstellen, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Schichten erhalten, die für sie am besten geeignet sind. Da solche Lösungen auch genauere Vorhersagen zum Arbeitsaufkommen ermöglichen, erhalten die Angestellten faire und gerechte Schichtenzuteilungen, mit konstanteren Arbeitszeiten und weniger Änderungen in letzter Minute. Dies erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und verringert die Fluktuation.

Umbrüche sind in der Einzelhandelsbranche die Regel. Auch wenn 2020 ein einzigartiges Jahr war, wird es auch zukünftig sicherlich weitere Herausforderungen geben. Intelligente Workforce-Management-Systeme verringern die Auswirkungen solcher unvorhergesehenen Ereignisse.

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Quelle: www.zebra.com