Handwerker aufgepasst: Wie man dank Dokumentenmanagement die Produktivität steigert und mehr erledigt bekommt

Viele Mitarbeiter sind im Büroalltag noch immer damit beschäftigt, ihr „Papierchaos“ zu bändigen. Eine nerven- und vor allem zeitraubende Tätigkeit, die verhindert, dass sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können. „Wer heutzutage noch händisch Papierblätter in Ordner sortiert, kann nicht produktiv arbeiten“, erklärt Andre Nordlohne. Je unkomplizierter man Dokumente digital erstellen, ablegen und suchen kann, desto mehr Zeit bleibt für die eigentlichen Aufgaben übrig, ist er sich sicher.

Andre Nordlohne ist Geschäftsführer der Nordlohne Digital GmbH und Experte für digitales Dokumentenmanagement. Er und sein Team unterstützen Unternehmen bei der Umstellung auf digitalisierte Systeme. In diesem Beitrag verrät er Ihnen, wie man mit Dokumentenmanagement die Produktivität des Teams steigert.

Ausdrucken, lochen und abheften – warum eigentlich?

Die Digitalisierung der Dokumente selbst ist sehr simpel: Dokumente werden ohnehin in einer digitalen Anwendung erstellt. Anstatt ein Dokument auszudrucken, kann es also auch direkt digital abgelegt werden. Das spart Zeit, die beim Ausdrucken und Abheften verloren gehen würde.

Die meisten Betriebe verschicken heute bereits E-Mails und keine Briefe mehr. Elektronisch eingegangene Rechnungen haben den Vorteil, dass diese digital geprüft, freigegeben, bezahlt, verbucht und an den Steuerberater überführt werden können. Es ist sogar möglich, Eingangsstempel und Korrekturen digital vorzunehmen. Es lohnt sich also, eine E-Mail-Adresse anzulegen, an die alle Rechnungen geschickt werden sollen. Den Fehler, eingegangene E-Mails auszudrucken, sollte man dann natürlich nicht begehen. Und: Geht doch mal ein „richtiger“ Brief ein, sollte dieser dann eingescannt werden.

Dokumente und Rechnungen blitzschnell finden

Das stundenlange Wälzen von Ordnern auf der Suche nach einem ganz bestimmten Brief gehört mit der digitalen Ablage der Vergangenheit an. Mit der Volltext-Suche werden automatisch die Inhalte aller elektronisch abgelegten Dokumente gescannt. Egal, ob die Rechnungsnummer oder nur der Lieferantenname parat ist – jedes Dokument wird im Handumdrehen gefunden, unabhängig von dem Dateinamen.

Von unterwegs verfügbar

Mit den richtigen Cloud-Lösungen kann man seine digitalen Dokumente jederzeit und von überall aufrufen – auch wenn man spontan von einer Baustelle zur nächsten muss. So können Handwerker auf der Baustelle per Tablet, Laptop oder Smartphone alle Dateien öffnen und sogar Regie-Berichte ausfüllen und unterzeichnen. Auch die Ergänzung von Bildern ist möglich.

So lässt sich also der gesamte Arbeitstag effizienter gestalten: Ob Stundenzettel und Tagesberichte, die von Mitarbeitern digital ausgefüllt werden, oder Baustellen-Mappen, die sich nicht mehr auf dem Schreibtisch des Chefs stapeln müssen – ein digitales Dokumentenmanagement spart nicht nur Zeit und Geld, sondern liefert auch eine ganz neue Arbeitsqualität.

Quelle: https://andrenordlohne.de/

Über Andre Nordlohne:

Ordner, Dateien, Formate? Ein Paradies für Andre Nordlohne. Er und sein Team begleiten heute kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement. Ihre Kunden reduzieren auf diese Weise Kosten, sparen Zeit und haben mehr Fokus für ihr Kerngeschäft.