Herausforderungen bei der Kommissionierung und Retournierung von Waren / Sendungen

Die Xortec GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main ist ein führender Anbieter für netzwerkbasierte Videoüberwachungs- und Datenkommunikationslösungen. Als Lösungsanbieter und Distributor von Soft- und Hardware ist Xortec ausschließlich im B2B-Geschäft tätig und betreut vorwiegend Systemintegratoren, Facherrichter und Systemhäuser auf der ganzen Welt.

Für den Versand der Bestellungen an seine Kunden betreibt Xortec ein firmeneigenes Lager und Logistikzentrum, in dem pro Jahr mehrere 10.000 Sendungen bearbeitet werden. Da sich die Hardware-Bestellungen meist stark unterscheiden und zum Teil passende Zubehörartikel mit eingepackt werden müssen, setzt Xortec auf einen manuellen Kommissionierprozess. Das ist effektiv, kann jedoch in der Praxis zu Herausforderungen führen. Es geht nämlich nicht nur darum, sicherzustellen, dass der Versandprozess so effizient und kostengünstig wie möglich erfolgt – die Kunden des Systemhauses aus Frankfurt erwarten zu Recht, dass ihre Ware jederzeit vollständig und unbeschädigt ausgeliefert wird. Xortec arbeitet deshalb kontinuierlich an einer Optimierung der Abläufe im Lager.

Die Kommissionierung von Warensendungen und die Retourenbearbeitung können nur dann reibungslos ablaufen, wenn ein hohes Maß an Koordination und Organisation gegeben ist. Das beginnt mit der Optimierung des Kommissioniervorgangs, um eine große Anzahl von Aufträgen in kürzester Zeit erfüllen zu können, und reicht bis hin zur bestmöglichen Organisation des Retoureneingangs. Außerdem muss sichergestellt sein, dass es im Falle einer Reklamation nachvollzogen werden kann, ob und gegebenenfalls wo ein Kommissionierfehler aufgetreten ist.

Wie viele andere Versandhändler auch musste sich Xortec in der Vergangenheit immer wieder mit Kundenbeschwerden über unvollständige oder beschädigte Sendungen auseinandersetzen. Dabei war es oft schwierig herauszufinden, was mit einer Sendung genau passiert war, da der Prozess bis zum Gefahrenübergang nicht eindeutig dokumentiert war. Aus diesem Grund beschloss das hessische Systemhaus, die Kommissionierplätze im Lager mit einem System zur visuellen Prozessunterstützung auszustatten. Zum Einsatz kommen dabei die BVI-Softwareplattform (Business Video Intelligence) sowie das Videomanagement-System Cayuga von Qognify. Das Herzstück der Lösung ist die intelligente Kombination von Videoaufzeichnungen der an den Packplätzen installierten IP-Kameras mit den Prozessdaten des Versandablaufs, wodurch Xortec wertvolle neue Informationen gewinnt und jede einzelne Sendung gezielt nachverfolgt werden kann.

In der Praxis funktioniert das so: Xortec erfasst die Scans aller Seriennummern / Sendungsnummern des Dienstleisters im Wareneingang und im Warenausgang mit USB Keyloggern, die mit den am Packplatz eingesetzten Scannern verbunden sind. Diese Daten werden an die BVI-Software übertragen und über Zeit- und Ortsinformation mit den Videobildern der jeweiligen Kameras verknüpft, die den Packprozess visualisieren. Im Falle einer Kundenreklamation kann somit der gesamte Kommissioniervorgang lückenlos nachvollzogen werden. Falls nötig, kann dem Kunden auch entsprechendes Bildmaterial (Videosequenzen oder Einzelbilder) datenschutzkonform zur Verfügung gestellt werden.

Obwohl die Anzahl der Sendungen, bei der es zu Beschwerden kommt, bei Xortec bei unter einem Prozent liegt, geht es trotzdem um beträchtliche Summen –schließlich kann der Wert einer Sendung mehrere tausend Euro betragen. Gerade bei hochpreisigen Waren amortisiert sich die Investition in eine Lösung zur visuellen Prozessunterstützung oft bereits nach wenigen Monaten – von indirekten Wirkungen wie einer höheren Kundenzufriedenheit oder einem gestiegenen Vertrauen in das Unternehmen nicht erst zu reden.

Die Qognify-Lösung hat Xortec auf ganzer Linie überzeugt. Daniel Zimmermann, der Prozessverantwortliche bei Xortec, berichtet: „Nach den ersten positiven Erfahrungen mit der  BVI-Lösung, haben wir das Projekt nun erweitert. bei Anlieferung der jeweiligen LKWs und deren Entladevorgang mit BVI und einer Kennzeichenerkennung protokolliert. Für unseren Versand ist das ein wahrer „Game Changer“, und auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ziehen mit, weil auch für sie die Vorteile inzwischen offensichtlich sind.“

Quelle: https://video.xortec.de/