ecoDMS GmbH veröffentlicht weitere Updates

Die ecoDMS GmbH präsentiert neue Versionen ihrer Produkte ecoDMS und ecoMAILZ. Während das Dokumenten-Management-System nun auf Basis von künstlicher Intelligenz Barcodes erkennt und bei der Archivierung die automatische Umwandlung von XRechnungen in PDF-Dateien vornimmt, punktet die E-Mail-Archivierungslösung vor allem mit einem Adapter zur Anbindung an Office 365.

Die neue Version ecoDMS Build 21.12 verfügt über eine intelligente Technologie, die unterschiedliche Barcodes an beliebigen Positionen in einem Dokument erkennt und ausliest. So werden Dokumente anhand der gewonnenen Informationen indexiert und gemeinsam mit diesen vollautomatisch archiviert.

Darüber hinaus hält die neue Version von ecoDMS Funktionen bereit, mit denen sich XRechnungen archivieren lassen. Dazu wandelt das Dokumenten-Management-System die codierte Rechnung bei der Archivierung im Hintergrund automatisch in ein lesbares PDF um. Außerdem können Klassifizierungsvorlagen von ecoDMS auf diese Rechnungen angewendet werden, so dass Benutzer zusätzlich von der automatischen Zuordnung und Ablage im Archiv profitieren.

Ebenfalls neu ist die Snapshot-Funktion, mit der aus ecoDMS beliebige Bildschirmfotos am eigenen Arbeitsplatz erstellt und sofort im Dokumenten-Management-System als durchsuchbare PDF-Dateien archiviert werden können. Das Erkennen von Klassifizierungsvorlagen ist dabei ebenfalls möglich.

Ein weiteres Feature innerhalb des Updates bietet die Möglichkeit, Benutzersitzungen zu verwalten. Administratoren können nun sehen, welche Benutzer aktiv mit dem Dokumenten-Management-System verbunden sind. Dabei wird der Benutzername, die verwendete Anwendung wie Desktop-Client oder Webclient und der Zeitpunkt der letzten Aktivität angezeigt. Optional kann ein Administrator nicht benötigte Sitzungen beenden und somit gleichzeitig Verbindungen für den Login anderer Benutzer freigeben.

Nicht zuletzt wurde die in ecoDMS integrierte Klassifizierungsvorlage erweitert, die über den Vorlagen-Designer eingerichtet wird. Die Vorlage ermöglicht grundsätzlich eine automatische Erkennung, Klassifizierung und Ablage von Dokumenten sowie das Setzen entsprechender Berechtigungen. Intelligente Funktionen weisen den eingehenden Dokumenten in ecoDMS anschließend automatisch z. B. das richtige Datum, den passenden Zielordner oder die Dokumentenart zu. Mit dem Update können Datumsfelder nun dynamisch mit Werten vorbelegt werden, die sich aus zahlreichen Werten des Ausgangsdatums ergeben. So lassen sich unter anderem Termine für Wiedervorlagen automatisch vergeben. Darüber hinaus können ecoDMS-Anwender nunmehr auch in der modernen Kartenansicht die vorhandenen Dokumente individuell sortieren.

ecoMAILZ ermöglicht nahtlose Archivierung von Office-365-E-Mails
Die neue Version von ecoMAILZ mit der Bezeichnung 1.0.8 beinhaltet einen Adapter, der es ermöglicht, E-Mails aus Office 365 automatisch zu archivieren. Dazu ruft die Lösung alle zu archivierenden E-Mails aus der Microsoft-Anwendung ab, führt eine Volltextindizierung der Texte, lesbaren Informationen und Anhänge durch und speichert die Nachrichten sicher in Containern. Zudem lassen sich für E-Mails bestimmte Aufbewahrungsfristen in ecoMAILZ hinterlegen. Nach Ablauf einer solchen Frist können die E-Mails entweder automatisch vom System oder manuell vom zuständigen Benutzer mit entsprechender Berechtigung entfernt werden. Der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die E-Mails anhand passender Schlagworte zugeordnet, für deren Vergabe die Parameter der Volltextsuche zum Einsatz kommen können. In ecoMAILZ stehen den Anwendern zudem eigene Schnellfilter für die Anzeige von E-Mails und deren Aufbewahrungsfristen zur Verfügung. So sind hinterlegte Aufbewahrungsfristen direkt in der E-Mail sichtbar.

Quelle: www.ecodms.de