Durchgängig digitale Dokumente – Ihr Schlüssel zum langfristigen Unternehmenserfolg

Sie wollen Geschäfts- und Verwaltungsprozesse zügig, unkompliziert, sicher und kostengünstig digitalisieren, obwohl Sie nur wenig eigene Kapazitäten dafür haben? Dann befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Denn so ergeht es vielen Unternehmen in Deutschland, wie eine Studie des Digitalverbands Bitkom ermittelte. Demnach zählen hohe Anforderungen an den Datenschutz sowie die IT-Sicherheit, die Angst vor unberechtigtem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten, wenig Zeit und hoher Investitionsbedarf zu den häufigsten Hindernissen auf dem Weg zum Digital Office, dem papierlosen Arbeiten. Doch es gibt eine gute Nachricht: Ihr Plan ist dennoch einfach umsetzbar.

Als Entscheider können Sie die Grundlage dafür mit verhältnismäßig geringen Investitionen für durchgängig digitalisierte Dokumente schaffen. Kerngedanke ist, dass sämtliche relevante Informationen in elektronischer Form existieren und maschinell nutzbar sind. So schaffen Sie unter anderem mehr Transparenz in Ihren Abläufen und steigern Ihre Effizienz bei gleichzeitig geringeren Kosten.

Dies erreichen Sie über folgende vier Schritte:

1.  Erstellen Sie möglichst alle Dokumente elektronisch und verarbeiten Sie diese auf entsprechende Weise weiter – konsequent während des gesamten Nutzungszyklus, ohne sie auszudrucken!
2. Sorgen Sie bei Ihren Dokumenten für eine einzige Version, die als Single-Point-of-Truth fungiert. Vermeiden Sie verschiedene Versionen oder veraltete Duplikate und arbeiten Sie kollaborativ an einer gemeinsamen Version.
3. Digitalisieren Sie Ihre analogen Bestandsakten, indem Sie diese an uns schicken!
4. Sorgen Sie für eine zeitnahe Digitalisierung Ihrer regelmäßigen analogen Eingangspost, indem Sie auch diese an uns weiterleiten lassen!

Ihre Dokumente komplett digital

Sobald Ihre Unterlagen in einem unserer Scancenter eintreffen, digitalisieren wir sie in einem hochautomatisierten Prozess. Selbstverständlich erfüllen wir dabei die in Deutschland geltenden strengen Datenschutzanforderungen. Die Dateien stehen Ihnen anschließend tagesaktuell über unser Dokumentenmanagementsystem CAYA Document Cloud zur Verfügung. Dieses ist als revisionssichere Zentrale für sämtliche Dokumente einsetzbar. Dank seiner smarten Funktionen und der dahinterstehenden Machine-Learning-Technologien werden Texte automatisch erkannt, Daten extrahiert und die Dokumente klassifiziert. Eine postalisch eingehende Rechnung wird z. B. auch als solche erkannt und automatisch verschlagwortet bzw. kategorisiert. Auf diese Weise können die Mitarbeiter entsprechend ihren definierten Rollen und Rechten auf die jeweiligen Dokumente zugreifen und nach ihnen suchen.

Über Ihren Webbrowser oder die mobile App haben Sie die Möglichkeit, Dokumente benutzerfreundlich und ortsunabhängig zu bearbeiten. Ob Änderungen mit einem PDF-Editor vornehmen, Rechnungen via PayNow bezahlen, Formulare ausfüllen, Verträge unterschreiben oder Informationen mit Kollegen teilen – die Funktionen sind vielfältig und eignen sich als Bestandteile verschiedenster Workflows. Auch eine automatische Weiterleitung in andere Anwendungen lässt sich in wenigen Schritten konfigurieren. Dazu zählen Tools aus den Bereichen Buchführung, Kundenservice oder Dokumenten- und Vertragsmanagement, in die sich ebenfalls die selbst erzeugten Dateien übertragen lassen.

Die Vorteile auf den Punkt gebracht

Somit stehen alle gewünschten Dokumente in den verschiedenen Anwendungen in Echtzeit zur weiteren Verarbeitung bereit. Mitarbeiter müssen nicht mehr einzelnen Unterlagen hinterhertelefonieren und ihre Kollegen bitten, diese einzuscannen oder gar aus Aktenordnern im Keller herauszusuchen. Sie werden endlich von monotoner, lästiger Zettelwirtschaft befreit. Der damit einhergehende Nutzen lässt sich wie folgt zusammenfassen:

• Alle Mitarbeiter können sich auf ihre wertschöpfende Arbeit fokussieren.
• Jeder ist per Mausklick automatisch auf dem aktuellen Stand.
• Anfragen und Anträge können schneller und qualitativ besser – kurz: effizienter – bearbeitet werden. Das spart Zeit und somit Geld.
• Es fallen weniger Korrekturen an.
• Die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit sowie weitere rechtliche Vorgaben wie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) lassen sich ohne großen Aufwand erfüllen.
• Dieselben professionellen Arbeitsinstrumente können sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder an jedem anderen Ort der Welt genutzt werden und ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten. Dies hat insbesondere aktuell große Bedeutung.

Obendrein ist keine lange Planungsphase erforderlich. Denn die CAYA Document Cloud ist sofort einsatzbereit. Zahlreiche Online-Seminare, Tipps und Tricks vereinfachen die Einführung. Unternehmen aller Branchen können ein wichtiges Projekt zur Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse umsetzen, ohne die Ressourcen der eigenen IT-Abteilung zu blockieren, sofern eine solche überhaupt vorhanden ist. Damit leisten sie einen entscheidenden Beitrag nicht nur zu mehr Effizienz, auch die Arbeitsqualität und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern sich. Doch das ist noch nicht alles.

Die Basis für künftiges Arbeiten

Denn digitale Dokumente einschließlich strukturierter, maschinenlesbarer Informationen bilden darüber hinaus eine Grundlage für die Nutzung von Big Data, des Internets of Things, von Augmented Reality und weiteren fortgeschrittenen Vorhaben im Rahmen der Digitalisierung. Daraus wiederum können Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile generieren, wie der Bitkom ermittelt hat. Die Begründung: Unternehmen, die früh auf die Digitalisierung gesetzt haben, sind ihren Wettbewerbern nun voraus. Das ist ein schwerwiegendes Argument in einer Zeit, in der auch zunehmend Wettbewerber aus anderen Branchen in den eigenen Markt drängen. Oder wie es Bitkom-Präsident Achim Berg formuliert hat: „Als Return der Digitalisierung gibt es Wettbewerbsstärke, Krisenresilienz und Zukunftsfähigkeit.“

Warten Sie also nicht! Nehmen Sie mit unserer Unterstützung Ihre Digitalisierungsvorhaben in Angriff!

Quelle / Weitere Informationen www.getcaya.com