Gründe für einen digitalen Rechnungseingang

Die digitale Transformation ist und bleibt sowohl für Unternehmen, als auch für die Wirtschaft ein brandaktuelles Thema. Bis 2020 haben viele Firmen noch den wirtschaftlichen Nutzen der Digitalisierung bezweifelt. Im Jahr darauf hat sich die Zahl schon mehr als halbiert. Treibende Kraft für einen regelrechten Digitalisierungsschub in Unternehmen – klar, die weltweite Pandemie-Krise. Viele erkennen jetzt das Potenzial und planen den Prozess auf weitere Ebenen und Tätigkeiten auszubauen, um weiterhin zukunftsfähig zu bleiben. Beim Stichwort Buchhaltung denken dabei nur die wenigsten an automatische Prozesse und digitale Workflows. Vor allem in kleinen und mittelständischen Betrieben wird eine manuelle Rechnungsverarbeitung noch gelebt. Dabei verbergen sich hier große und einfache Möglichkeiten, um Kosten, Aufwand und Arbeitsbelastung deutlich zu reduzieren. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen deshalb das Thema digitaler Rechnungseingang mit folgenden Inhalten vor:

• Welche gesetzlichen Vorgaben gelten
• Wie Sie von einer Digitalisierung des Rechnungseingangs profitieren können
• Wie eine Umsetzung im Tagesgeschäft aussieht

Diese gesetzlichen Verpflichtungen gibt es

Haben Sie schonmal vom „E-Rechnungsgesetz“ gehört? Auch die Bundesregierung sieht die enormen Potentiale von Rechnungen in digitaler Form und setzte im November 2018 das E-Rechnungsgesetzt in Kraft (auch: Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes – E-Rech-VO). Der Ausgangspunkt war die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie 2014/55/EU, welche die öffentliche Verwaltung der Mitgliedstaaten verpflichtet bei Vergaben elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das Hauptziel ist das Schaffen eines technologieneutralen, inhaltlichen E-Invoicing Standards. Diese E-Rechnung Pflicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern gilt seit 2020 Deutschland.

Vereinfacht gesagt bedeutet das: Als öffentliche Verwaltung darf man im Rahmen von öffentlichen Aufträgen nur noch elektronische Rechnungen empfangen. Umgekehrt gilt für Dienstleister und Lieferanten verpflichtend eine Ausstellung und ein Versand von elektronischen Rechnungen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können. Weitere Informationen unter www.e-rechnung-bund.de.

Ziele der Verordnung

Die Einführung der Verordnung wird auch als einer der Meilensteine in der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung gesehen. Ziele sind dabei die Entbürokratisierung, die schnellere Abwicklung von Zahlungen, Kosteneinsparungen und die Reduzierung des CO2-Ausstoßes durch den Papierverarbeitungsprozess. Für Unternehmen lohnt es sich auch unabhängig von den gesetzlichen Bestimmungen und auch, wenn sie davon nicht betroffen sind, die Möglichkeiten und Vorteile der E-Rechnung zu betrachten. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die Gründe für einen digitalen Rechnungseingang.

1. Alle Daten an einer Stelle

Eine Automatisierung vereinfacht erheblich das standortübergreifende Arbeiten. In diesem Fall landen Eingangsrechnungen nicht gesammelt bei einer Zentrale, sondern werden über verschiedene Standorte und von mehreren Mitarbeitern empfangen und bearbeitet. Das Risiko ist höher, dass Rechnungen bei falschen Adressaten eingehen und es dauert wesentlich länger, bis sie beim richtigen Bearbeiter liegen und in den Zahlungslauf gehen. Mit einer Software wie TOPIX Finance lassen sich viele Schritte vereinfachen: Per E-Mail eingehende Rechnungen landen direkt im System und Rechnungen per Post werden nach dem Scannen hochgeladen. Damit wird verhindert, dass eine Rechnung im Papierstapel unter oder komplett im Unternehmen verloren geht. Denn sobald die Rechnung im System ist, kann jederzeit und standortunabhängig auf die Daten zugegriffen werden.

2. Transparenz und Überblick schaffen

Wer kennt es nicht: Man erhält vom Lieferanten eine Rechnung, gibt diese an die Buchhaltung zum Ausgleich und damit hat sich die Aufgabe für einen Nicht-Buchhalter erledigt und die Rechnung ist aus dem Kopf. Einige Zeit später kommt jedoch die Nachfrage des Lieferanten, wo die Zahlung bleibt und es gilt herauszufinden, wo die Rechnung hängt und wie der Zahlungsstand ist. Bis der gewünschte Informationsstand herausgefunden ist, dauert es meist seine Zeit. Bei einem automatisierten Rechnungseingang können Verantwortliche schnell und mit nur wenigen Klicks wichtige Informationen wie aktuellen Rechnungsstand, Freigabeverlauf oder Zahlungsstatus abrufen. Für das Management hingegen sind Auswertungen über die aktuelle Liquidität und Kosten interessant. Dadurch, dass die Rechnungen sofort in das System einlaufen, werden stets tagesaktuelle Zahlen für Reportings berücksichtigt.

3. Kürzerer Freigabeprozess

Jede Firma hat ihre eigenen Richtlinien für Rechnungsfreigaben. Dabei sind oft mehrere Instanzen und Verantwortliche involviert. Ein reibungsloser und schneller Durchlauf ist hierbei selten, denn oft liegt die Rechnung bei einer falschen Person oder sie geht mehrmals hin und her. Ein einheitliches System unterstützt im Workflow erheblich. Sobald alle System-Einstellungen einmalig definiert wurden, laufen anschließend die Prozesse automatisch durch. Der Freigabeprozess startet direkt, nachdem die Rechnung im System eingegangen ist, die Beteiligten erhalten Benachrichtigungen und können mit einem Klick die Genehmigung erteilen. Abschließend wird sogar die Buchung nach finaler Freigabe automatisch gestartet.

4. Ein Schritt Richtung papierloses Büro

Jedem ist bekannt, dass die Papierproduktion schlecht für unsere Umwelt ist. Neben den vielen wirtschaftlichen Vorteilen, kann im selben Zuge die nachhaltige Ausrichtung der Firma gestärkt werden. Gestapelte Ordner mit abgehefteten Rechnungen zählen nicht zu einer modernen Unternehmensführung und sollten der Vergangenheit angehören. Zeitgleich bringt die Digitalisierungen einen schönen Nebeneffekt für den Geldbeutel durch die Ersparnis von Papier, Porto, Ordnern und wertvoller Arbeitsressource, die anderweitig eingesetzt werden kann. Klar, die Einführung einer Software kostet auch Geld, gleichzeitig sollte immer das langfristige Einsparpotential mit betrachtet werden.

5. Zeitersparnis und Fehlerreduzierung

Und wenn wir gerade beim Einsparpotential sind: Automatisierte Prozesse bedeuten weniger manuelle oder händische Schritte, was wiederum zu einer großen Personal- und Zeitersparnis führt. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Workflows anstoßen und die benötigten Daten aufrufen. Schlaue Programme wie die OCR-Erkennung unterstützen zusätzlich eine schnellere und fehlerfreie Bearbeitung. Rechnungsdetails wie Anschrift, Kontonummer, Umsatzsteuer-ID etc., können in nur wenigen Sekunden automatisch aus der Datei gelesen und in einen Datensatz umgewandelt werden – ohne ein zeitraubendes Abtippen (und vertippen!).

6. Erfüllung von GoBD-Vorschriften

Die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Archivierung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist ein bekannter Begriff in der Buchhaltung und definiert, wie steuerrechtlich relevante Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen. Eine Software wie TOPIX Finance ist vollständig GoBD-konform und unterstützt automatisch die Archivierung von Rechnungen und die Verknüpfung von E-Mails mit den zugehörigen Geschäftsvorfällen.

Fazit

Mit einem digitalisierten Rechnungseingang machen sich Unternehmen jeder Größe fit für die Zukunft und können von vielen Vorteilen profitieren: Schnellere, sichere, integrierte Abläufe und damit einhergehend wesentlich an Zeit und Kosten sparen.