Maximale Transparenz in der Lieferkette dank cloudbasierter Lieferantendokumentation

Die Zukunft im Maschinen- und Anlagenbau liegt unter anderem in einer verstärkten
Fokussierung auf Kundenorientierung. Um kürzere Durchlaufzeiten und höchste Transparenz zu erreichen, investieren Betriebe in digitale Integrationsplattformen. Ein zukunftsweisendes Beispiel ist das unternehmensübergreifende Lieferantenmanagement.

„Mit 80.000 Unternehmen und rund drei Millionen Beschäftigten ist der Maschinen- und Anlagenbau einer der größten Industriezweige in der EU. Der europäische Binnenmarkt steht für ein Marktvolumen verkaufter Maschinenkomponenten, Komplettmaschinen und Anlagen im Wert von geschätzt 606 Milliarden Euro (2021)“, besagt der VDMA-Bericht (Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e. V.) der Abteilung Volkswirtschaft und Statistik zum Thema „Maschinenbau in Zahl und Bild 2022“.

Um die führende Position auch in den kommenden Jahrzehnten zu halten und auszubauen, müssen Firmen in ihre digitale Transformation und eine verstärkte Kundenorientierung investieren. Der PwC-Studie „Digital business models in plant engineering and construction“ zufolge, erwarten Kunden heute mehr denn je die Erfüllung folgender Anforderungen: Hohe Flexibilität in der Produktion, kürzere Durchlaufzeiten, optimierte Investitionskosten, vertrauensvolle Beziehungen zu ihren Partnern – und allen voran maximale Transparenz entlang der gesamten Supply-Chain und während des kompletten Projektlebenszyklus.

Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau arbeiten zu diesem Zweck mit Integrationsplattformen wie einer digitalen Lieferantendokumentation, die sämtliche Akteure der Supply-Chain bis hin zum Kunden unter einem Dach vereint und den sicheren Datenaustausch zwischen den Playern ermöglicht.

Und das aus gutem Grund: Sind Unterlagen unauffindbar, unvollständig oder falsch, kommt es zu Verzögerungen im Projektfortschritt, was mitunter zu Vertragsstrafen führt. Gleichzeitig reduzieren ein intensiver E-Mail-Verkehr zwischen den Teilnehmern der Supply-Chain sowie massiver Dokumentenaustauch via Downloads die Effektivität von Projekten, da die Partner viel Zeit für das manuelle, und damit fehleranfällige Verwalten der Daten benötigen.

Zukunftsweisende Lösung

Die nachvollziehbare und vollständige Lieferantendokumentation ist unabdingbar, um im Zeitplan zu bleiben und zugleich Sicherheit zu gewähren. Sie kann bei großen Anlagen mehrere 100.000 Dokumente umfassen, darunter Sicherheitsinformationen, Garantien, Verträge, Zertifizierungs-, Zulassungs- oder Genehmigungsdokumente, Wartungsmanuals usw.

Um die Verwaltung der projekt- und produktspezifischen Unterlagen zu vereinfachen und zu beschleunigen, also die Effizienz von Projekten zu erhöhen und etwaige Vertragsstrafen zu minimieren, nutzen innovative Betriebe eine smarte Lieferantendokumentation auf Cloud-Basis. Einer der wichtigsten Vorteile: Alle Dokumente und Daten sind in dieser „Single Source of Truth“ gespeichert. Das bedeutet, dass entlang der gesamten Lieferkette Personen mit entsprechender Berechtigung jederzeit und von überall auf die Informationen zugreifen, sie bearbeiten und revisionssicher ablegen können. Dank der klaren Ablagestrukturen, der Statusanzeige und des integrierten Fristenmanagements bleiben der Überblick über den Dokumentationsstand und die anstehenden Aufgaben sowie deren Fälligkeiten stets erhalten. Eine regelbasierte Vollständigkeitskontrolle sorgt dafür, dass die Verantwortlichen keine Termine übersehen.

Als weiterer Bonus der Cloud gilt die intuitive und schnelle Einbindung neuer Player in die Supply-Chain, da die Installation im lokalen Rechenzentrum entfällt. Damit erreichen Unternehmen ein Höchstmaß an Flexibilität.

Die Integrationsfähigkeit der Software zeigt sich auch durch zahlreiche standardisierte Schnittstellen. So lässt sich ein Cloud-Service problemlos mit bestehenden ERP- (z. B. SAP), CRM- und PIM-Systemen koppeln.

Sicherheit ist ein wichtiges Merkmal einer State-of-the-Art-Lösung. Europäische Cloud-Provider investieren stark in Security-Maßnahmen. Eine Vielzahl von Zertifizierungen belegen dies. Dazu kommt ein intelligentes Berechtigungssystem, das es nur dem zuvor festgelegten Personenkreis erlaubt, Inhalte zu lesen und zu bearbeiten.

Integrierte Geschäftsprozesse

Ein smartes technisches Dokumentationssystem punktet nicht nur mit der Cloud, sondern bietet zusätzlich ein hohes Maß an Prozessorientierung in Form von vordefinierten, automatisierten Standardabläufen wie Freigabe- oder Genehmigungsworkflows. Die Software weist den Verantwortlichen selbstständig anstehende Aufgaben zu und macht auf kritische Deadlines aufmerksam. Das trägt dazu bei, mögliche Vertragsstrafen zu vermeiden.

Darüber hinaus beinhaltet ein modernes System einen grafischen Prozesseditor. Auf Basis des Low Code-/No Code-Prinzips können auch Beschäftigte ohne Programmierkenntnisse Prozesse generieren beziehungsweise bereits existierende Workflows optimieren.

Erfüllte Kundenerwartungen

Eine cloudbasierte Lieferantendokumentation erfüllt die Anforderungen im Hinblick auf einen zukunftsweisenden Maschinen- und Anlagenbau. Als Integrationsplattform entlang der gesamten Supply-Chain stellt sie maximale Transparenz sowie Flexibilität sicher. Außerdem verhindert sie Informationsstaus und verhilft so zu kürzeren Durchlaufzeiten. Dank all dieser Stärken lassen sich hohe Kundenerwartungen effizient erfüllen.

Der Autor Andreas Dangl ist Entrepreneur und Geschäftsführer der Fabasoft Approve GmbH. In seiner Funktion unterstützt er Unternehmen aus der Industrie bei der Einführung von smarten Lösungen zum Managen technischer Daten und Dokumente. www.fabasoft.com/approve

Quelle: www.fabasoft.com