PORTOmat – Portomanagement für alle Organisationsmodelle

Bereits heute entfallen rund 50% der Kosten von Druck- und Versanddienstleistern auf das Porto. Optimierungen im Bereich des Portos sowie dessen mögliche Rabattierungen sind schon lange zentraler Bestandteil des wirtschaftlichen Handels von versendenden Unternehmen.

Die Anpassungen im Rabattsystem der DPAG zum 01.01.2023 betreffen somit alle Markteilnehmer gleichermaßen: Erforderliche Zusatzinformationen (ID und Laufzeit) müssen mitgegeben, EAs sowie ZAs korrekt gemeldet und die (deutlich komplexeren) Rechnungen geprüft und verursachungsgerecht zugeordnet werden.

Für fast alle Markteilnehmer stehen somit Änderungen in relevanten Systemen an, um die neuen Anforderungen der DPAG entweder zu erfüllen, oder seinen Kunden ohne weitere Restriktionen weitergeben zu können.

Dabei ist es für die Unternehmen häufig essentiell, keine Änderungen in den (häufig robust und auf Stabilität ausgerichteten) aufbereitenden Systemen vornehmen zu müssen und auch die optimalen Bedingungen für die Produktion zu erhalten. Die Unternehmen möchten weder eine große Zahl an stabil laufenden Anwendungen anpassen müssen, noch die doppelte Anzahl an Produktionsaufträgen aufgrund von Laufzeit-Splitting produzieren.

Das Risiko ist dabei monetär hoch, da alle Rabatte von den korrekten, vollständigen und fristgerechten Meldungen abhängen. Dabei ist die Kontrollierbarkeit dieser Meldungen durch die Einzelsendungslesung der DPAG nochmals gestiegen.

Intelligente Lösungen sind somit gefragt. Diese sollten aufgrund der Relevanz des Themas möglichst etabliert sein und bereits stabil laufen.

Die edatasystems GmbH bietet mit dem PORTOmat einen solchen Lösungsansatz, der Kunden, Selbstkonsolidierern und Konsolidierungsunternehmen gleichermaßen Vorteile bietet.

Der PORTOmat verfügt über die Module DV-Freimachung, Aufliefermanagement und Rechnungsabgleich. Alle Module sind bereits seit mehreren Jahren bei verschiedenen Marktteilnehmern im Einsatz und antizipieren nun auch die von der DPAG angekündigten Änderungen im Rabattsystem.

Mit dem Einsatz des PORTOmat kann die Produktion auf die angebundenen Versanddienstleister in Abhängigkeit von der Tagesmenge optimal verteilt, DV freigemacht und gemeldet werden. Meldungen erfolgen dabei je nach Anforderungen des angebundenen Versanddienstleisters.

Die relevanten Informationen für die spätere Rabattgenerierung oder den automatisierten Rechnungsabgleich werden dabei schon zu Beginn des Prozesses mitgebeben.

Durch den PORTOmat lassen sich die eingehenden Rechnungen – unabhängig davon ob Sie vom Versanddienstleister oder vom Konsolidierer kommen – automatisiert prüfen und die Bestandteile auf die einzelnen Mandanten zurückführen.

Dabei laufen alle Prozesse des PORTOmat voll automatisiert und manuelle Eingriffe sind zwar jederzeit möglich, aber nicht nötig.

Weitere Informationen: www.portomat.de

Quelle: www.edatasystems.de