Die Stadt Heide setzt auf eine hausweite Digitalisierung mit dem ECM enaio

Flächendeckender Rollout in Dithmarscher Kreisstadt

Öffentliche Verwaltungen haben besonders in den letzten Jahren eine Reform der Digitalisierung durchlaufen. Das Onlinezugangsgesetz, die Einführung von mobilem Arbeiten und vielem mehr lassen den digitalen Puls des öffentlichen Sektors immer schneller schlagen. Für die Stadt Heide ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio mit 92 Usern die flächendeckende Lösung, um Verwaltungsvorgänge effizienter und zeitgemäß zu gestalten.

In Zusammenarbeit mit Optimal Systems Hannover ist die Enterprise Content Management (ECM)-Suite enaio im Jahr 2006 erstmalig für 13 User zur Anbindung der Finanzsoftware CIP eingeführt worden. Den Bedarf an Digitalisierungsmaßnahmen hat die Stadt Heide somit bereits vor 15 Jahren erkannt und im selben Jahr die Pilotphase im Fachdienst Finanzen/Stadtkasse gestartet.

Erste Schritte

„Wir wollten mit der Zeit gehen und die Digitalisierung in unsere Verwaltung bringen! Unser damaliges File-System war sehr unflexibel in der Handhabung, sodass Daten in der Masse verloren gegangen sind. File-Server, Profil-System, Outlook-Postfach – alle diese verschiedenen digitalen Ablageorte bedeuteten Mehrarbeit und langsamere Prozesse. Um produktiver und schneller arbeiten zu können, ist unsere Wahl auf das DMS enaio gefallen“, schildert der EDV-Leiter Dipl.-Ing. Knut M. Dannenberg die Entscheidung der Stadt Heide. Mit den Jahren ist die Ausweitung des Dokumentenmanagementsystems jeweils gruppen- und sachbezogen auf weitere Fachdienste erfolgt.

Flächendeckender Rollout

Das regelmäßige Schulen des Personals in drei bis fünf Personengruppen ist für die Stadt Heide von großer Bedeutung, da die Motivation und das Verständnis der Mitarbeitenden für die Realisierung des hausweiten Ausbaus essentiell sind.

Auf der aktuellen Agenda steht für die Stadt Heide die Einführung und Etablierung des Moduls Vertragsverwaltung in enaio. Das DMS dient auch weiterhin als das zentrale Verfahren für den Schriftverkehr und die Aktenpflege, sodass die weitere Anbindung von Fachverfahren avisiert ist.

Quelle: www.optimal-systems.de