DOXNET Education-Day und Thementag 2022

Experten durchleuchten PDF in allen Facett

Premiere bei DOXNET: Zum ersten Mal bildeten der Education-Day und der Thementag eine Veranstaltungssymbiose und widmeten sich an zwei Tagen einem Schwerpunktthema, das in diesem Jahr aus drei Buchstaben bestand: PDF. Während sich mancher im Vorfeld womöglich gefragt hatte, wie ein Thema gleich zwei Tage füllen soll, so wussten es die knapp 60 Teilnehmer nach den beiden Tagen in München besser: PDF ist mittlerweile ein derart wichtiges und universelles Dateiformat im professionellen Outputmanagement, dass es absolut angemessen ist, sich intensiv damit zu befassen.

Die Vorträge im Detail

Den Startpunkt setzte DOXNET Vorstandsmitglied und Organisator des Education-Days René Schumann. „Trends & Entwicklungen – neues Wachstum durch hybride und konvergente Anwendungen“ lautete der Titel seines Vortrags. „Die Digitalisierung wird sich weiter auf unser tägliches Leben auswirken. Wo man auch hinschaut, werden Verbraucher von den Markenanbietern digital geleitet“, sagte Schumann. Er führte aus, dass neue Anwendungen entstanden sind, die die Vorteile der heutigen vollfarbigen leistungsstarken Inkjetsysteme voll ausschöpfen. Für Schumann ist klar: „Wollen Unternehmen weiterhin wirtschaftlich und marktfähig agieren, führt für sie kaum ein Weg an der Integration von PDF in existierende Workflows vorbei.“ PDF ist in der Kundenkommunikation und beim Austausch von digitalen Dokumenten de facto der Standard (ISO Norm) und gewinnt im Hochleistungsdruck neben AFP/IPDS eine immer größere Bedeutung. Damit ist dieses Format zu einem wichtigen Faktor in der dokumentenverarbeitenden Industrie geworden.

Mit auf eine Zeitreise („PDF Gestern – Heute – Morgen“) in die PDF-Welt nahm Keynote-Speaker Thomas Zellmann (PDF Evangelist, PDF Association e. V.) die Zuhörer. Er beleuchtete die Historie, stellte die Zielstellung der ISO-Standards für PDF vor und erläuterte aktuelle Standards wie PDF/A und PDF/UA. Diese ordnete er detailliert ein: PDF/A „kann“ Tags haben, PDF/UA „muss“.
Mit einem Ausblick auf die zukünftige Entwicklung von PDF endete der Keynote: Der Einsatz von PDF 2.0 soll dort gefördert werden, wo Features sinnvoll eingesetzt werden können. Einen Nachfolger für klassische Geschäfts-Dokumente sieht Zellmann auch in Zukunft nicht.

Jörg Palmer von der Compact AG ging unter dem Titel „Gemeinsam. Clever. Stark. PDF und AFP arbeiten Hand in Hand“ auf die verschiedenen Anforderungen an den Produktionsdruck ein und erläutere den Lösungsansatz, nämlich die Kombination von PDF mit AFP: Flexibilität (Einheitlicher Workflow mit verschiedenen Datenquellen), Geschwindigkeit (Hochgeschwindigkeitsdruck dank AFP bzw. IPDS), Verlässlichkeit (Eingebaute Integritätsprüfung in IPDS), Qualität („beliebig“ zu erzielen durch PDF Dokumente) und Kosten (betriebssicher und auf bestehenden Maschinen). PDF steht für universelle Verfügbarkeit, einfaches Erstellen und eine Unabhängigkeit von Hardware, System und Ausprägung. Als Anwendungsgebiete AFP mit IPDS nannte er Dokumentendruck mit hohem Volumen bei hoher Geschwindigkeit, Druck mit variablen Inhalten, Anforderungen an Verlässlichkeit und als Randbereich gibt es die Archivierung. Von AFP Object Container ging er im Verlauf seines Vortrags auf die einzelnen Arbeitsschritte ein, wie PDF und AFP im best case Hand in Hand gehen. Auch mögliche Fallstricke stellte er vor und beleuchtete aus technischer Sicht Stärken und Schwächen von PDF und AFP. „Kombinieren Sie einfach die Stärken von Beiden“, gab Jörg Palmer den Zuhörern einen finalen Tipp mit auf den Weg.

Über „PDF im variablen Datendruck“ sprach Dietrich von Seggern, CEO der callas software GmbH. Unter dem Stichwort „Variabler Datendruck“ ging er anhand von Beispielen wie Direct Mail („Omni Channel Marketing“), Transactionals (z. B. Rechnungen), Etiketten und individualisierte Verpackungen auf diese Thematik ein.

Er stellte Best Practice Beispiele für die Erstellung von PDF Daten vor und ging auf Layouts ein. Konkrete Empfehlungen lauten unter anderem, dass statische Inhalte vor variablen Inhalten platziert werden sollen und Objekt-Überlagerungen zwischen statischen und variablen Inhalten zu vermeiden sind. Die Schlüsseltechnologie für perfomantes rippen im DFE ist die Speicherung statischer Teile, also das Caching. Die Unterscheidung von statischen und variablen Teilen ist elementar. „Wie genau Caching funktioniert, hängt vom Produkt ab, aber einige Regeln gelten immer“, betonte von Seggern, so können zum Beispiel nur unabhängige Form XObjekte gecacht werden.

„PDF/VT Metadata erleichtert Caching Entscheidungen“, sagte er weiter. Der Experte zeigte verschiedene Transparenz-Modi und veranschaulichte an Beispielen, welche Regeln zu beachten sind. Darüber hinaus gilt: Text und Fonts lassen sich cachen, wenn sie nicht in unterschiedlichen Subsets vorliegen. Zusammenfassend sagte von Seggern: Der Knackpunkt ist die Identifikation von statischen und variablen Inhalten.

„Batch-Verarbeitung vs. Einzeldokumente – Vor- und Nachteile in verschiedenen Situationen“ war der Titel des Vortrags von Dr.-Ing. Tobias Baum, Geschäftsführer der SET GmbH. Er führte aus, dass die Zunahme von PDF viel mit übergreifenden Trends zu tun hat: Zusätzliche Dokumentenquellen werden erschlossen und elektronische Ausgangskanäle wichtiger. Dadurch werden die Verarbeitungen kleinteiliger. „Software-Effizienz ist auch heute noch im Output-Management relevant“, sagte Baum. Er ging auf die Unterscheidung „fachlich zwingender“ versus „künstlicher Batches“ ein, zählte die Vor- und Nachteile auf, die die Verwendung künstlicher Batches in Form einer Gesamtdatei hat und stellte Gründe vor, warum Batches bei PDF effizienter sind. Konkrete Messungen hinsichtlich Dateigrößen und des Zeitaufwands haben ergeben, dass es bei nahezu allen Parametern eindeutige Vorteile bei der Verwendung von Batches im Vergleich zu Einzeldateien gibt. Baum wies explizit darauf hin, dass diese Ergebnisse in seiner technischen Umgebung erzielt wurden und damit nicht automatisch übertragbar sind.

Sein Fazit: Einzeldateien erhöhen in vielen Prozessschritten das Datenvolumen, die Verarbeitungsdauer und den Energiebedarf deutlich. Zu große Batches können wiederum auch ineffizient sein und zu Problemen führen. Bereits kleine Batches bedeuten eine deutlich höhere Effizienz.

Die Vorträge des Education-Days haben die Brücke zum Thementag geschlagen. „Heute steigen wir in die Praxis ein“, sagte Martin Metzger, verantwortlicher DOXNET-Vorstand für den Thementag, zum Einstieg in die Fachtagung.

Über „PDF im Outputmanagement der ITERGO“ sprach Uli Klose. Mit seinem Bericht aus dem Outputmanagement lieferte er einen interessanten Einblick in die PDF-Welt der ITERGO. Die Daten, die bei der ITERGO eingehen, sind genauso heterogen wie die Kanäle auf der Empfängerseite. Mithilfe eines Webdruck-Portals wurde ein ordnendes System eingeführt; auf Seite der Kunden gab es bald ebenfalls ein Portal zum Abruf von Dokumenten. So ist auf der Input- wie auf der Outputseite ein entsprechendes System etabliert.

„Der Hauptakteur betritt die Bühne“, leitete Klose zum Thema PDF über. Er wies zunächst auf die Rahmenbedingungen hin, die bei einer Weiterverarbeitung als ausgedruckter Brief erforderlich sind. Fragen wie „Machen Sicherheitseinstellungen Probleme?“, müssen vor dem Druck geklärt werden, Stichwort „PDF-Checker“. Die Größe von PDF-Aufträgen ist ebenfalls ein relevanter Faktor. „In der Praxis gibt es Grenzen“, betonte der Experte für Outputmanagement. „PDF ist ein Standard, aber verlassen Sie sich nicht darauf“, lautete ein Tipp von Klose. Aus verschiedenen Anforderungen an PDF und möglichen Stolpersteinen mit PDF schlussfolgerte er: „Bei PDFs geht es um die Darstellung eines Dokuments, aber es geht nicht bzw. ganz wenig um Funktionalitäten.“ Er bilanzierte: Mit PDF hat ERGO Zufriedenheit bei den Kunden erzeugt und kleine Gesellschaften in optimierte Abläufe integriert. Uli Kloses Vortrag war praxisnah und erkenntnisreich.

Dasselbe gilt für den Beitrag von Lars Günther, Senior Key Account Manager bei der SET GmbH. Er beschäftigte sich mit dem Thema „PDF im Output-Management – Flexibel, zuverlässig und performant mit POSY“. Günther gab einen Überblick über Möglichkeiten der PDF-Verarbeitung mit POSY und zeigte auf, wo PDF „nichts besonderes“ ist bzw. wo es zusätzliche Möglichkeiten bietet. Er ordnete PDF in POSY ein, stellte Anpassungen auf der Low-Level-Ebene (auftrennen, zusammenführen, umsortieren und ergänzen von Seiten/Blättern) und verschiedene Transformationen vor, die POSY bietet. Sein Fazit: Mit einer passenden Architektur des Output-Management-Systems ist für den Anwender bei den meisten fachlichen Problemstellungen egal, welches Druckdatenformat der Verarbeitung zu Grunde liegt.

Im Verlaufe seines Vortrags zählte er Beispiele für Besonderheiten und Fallstricke von PDF auf, stellte Tendenzen im Markt vor, ging auf das Thema Abbruchwahrscheinlichkeiten ein, erläuterte verschiedene Probleme, die bei Kunden in der Praxis auftreten und hielt fest: PDF ist, neben AFP, eines der wichtigsten Formate im Output-Management. „Umfassend, aber modular“ gilt bei POSY auch im PDF-Bereich und: „Als POSY-Anwender müssen Sie sich im Normalfall nicht viel mit PDF-Details herumschlagen, denn es gibt eine einheitliche fachliche Konfiguration“, so Lars Günther abschließend.

Über „PDF Eingang und Korrektur“ sprach Jochen Günther, Inhaber von „Training & Consulting“. Als eine Herausforderung von PDF zählte er die nicht korrekte Schachtelung von Seitenrahmen, „falsch“ gedrehte Seiten und unterschiedliche Seitengrößen auf. Er ging detailliert auf die verschiedenen Kontroll- und Korrekturmechanismen ein und stellte Fallbeispiele vor, welche Fehler über eine Eingangskontrolle automatisch erkannt werden können. Er erläuterte PDF in Verbindung mit „Druck (-Maschinen) Merkmalen“ und wies auf Lösungen in der Praxis hin: Bei der Ausbildung ist die Unternehmens-Zertifizierung und die Weiterbildung von Mitarbeitern zu nennen, unter dem Stichwort Automatisierung zählte er unter anderem Eingangskontrolle, Preflight und Farbkonvertierung auf und bei Werkzeugen Acrobat PRO Preflight, Callas pdfToolbox und ENFOCUS PitStop.

„Zentralisierte Kundenkommunikation auf Basis von PDF“ lautete der Titel des Vortrags von Marc Scheer, Gruppenleiter IT-Input- & Outputmanagement, NEW AG, und Arno Vullhorst, Consultant Information Management, Canon Deutschland GmbH. Scheer stellte etliche Prozesse bei der NEW AG vor, die mittlerweile rein digital ablaufen. Beim Briefversand hat die NEW AG viele Quellen und einen gemeinsamen Nenner: PDF. Die konkreten Anwendungsbeispiele sind vielfältig und haben verdeutlicht, wie universell die Vorteile in der Praxis sind. Der zentrale Briefdruck und -versand hat sich jedenfalls in jeglicher Hinsicht eindeutig bewährt. Die PDF-Datei bildete die Basis, um diese Anwendung erfolgreich einzuführen. Die Anzahl der Brief im zentralen Briefdruck untermauerte diese These eindrucksvoll.

Florian Käsbauer von der Impressed GmbH beschloss mit seinem Vortrag „Automatisierte PDF-Aufbereitung in der Praxis“ den DOXNET-Thementag. Er beschäftigte sich mit den Voraussetzungen für die automatisierte Verarbeitung von Druckdaten, stellte typische Werkzeuge in der Praxis vor und ging auf das Zusammenspiel sowie die Kommunikation mit externen Systemen ein. Konkrete Fallbeispiele aus der Praxis rundeten seinen Vortrag ab. Daran verdeutlichte er, wie hoch der Stellenwert von automatisierter Kontrolle ist.

Komprimiertes Fachwissen von ausgewiesenen Experten vorgestellt, eingeordnet und erläutert: Im Novotel an der Messe München erfuhren die Teilnehmer an beiden Tagen alles rund um das Thema PDF – angefangen bei den Grundlagen bis hin zur Klärung der Frage, welche Softwarelösungen, Services und Tools im komplexer werdenden digitalen Dokumentenmanagement tatsächlich helfen.

Quelle: www.doxnet.de