Kendox integriert weitere digitale Signaturlösungen

Kendox, der Spezialist für die Digitalisierung von Büro und Verwaltung, hat weitere Lösungen für das digitale Signieren von Dokumenten in das Dokumentenmanagement-System Kendox InfoShare integriert. Mit der Cloud Software Architektur von Kendox InfoShare können Signaturlösungen auf einfache Weise über eine Web API integriert werden. Damit eröffnet Kendox Möglichkeiten zur Automatisierung komplexer Unterschriftsprozesse mit internen und externen Vertragsparteien, auch im internationalen Geschäftsumfeld.

Erst kürzlich hatte der Anbieter von Cloud Services für ECM/DMS-Digitalisierungslösungen die Integration des Schweizer Signaturdienstes actaSIGN in Kendox InfoShare bekannt gegeben. Nun können Anwenderunternehmen zusätzlich auch von Integrationen mit international führenden Signatur-Diensten, wie Acrobat Sign (von Adobe, vormals „AdobeSign“ genannt), DocuSign und Skribble profitieren. Diese Integrationslösungen stehen auch für on-prem Anwender von InfoShare zur Verfügung.

«Elektronische Signaturprozesse haben ihren Ursprung oft im DMS, da dort in der Regel das zu signierende Dokument im Verbund mit einem Workflow liegt. Deswegen ist es eine logische Schlussfolgerung, die beiden Systeme miteinander zu verbinden», erklärt Didier Hunn, Vertriebsleiter Schweiz der Kendox AG. «Die Offenheit unseres Systems lässt die Möglichkeit zu, nahezu alle digitalen Signaturlösungen einzubinden, die über moderne Integrationsmöglichkeiten verfügen. Dadurch können DMS-Nutzer von nahtlosen und automatisierten Prozessen für das digitale Unterschreiben von geschäftskritischen Dokumenten, wie zum Beispiel von Verträgen, profitieren».

Digitaler Signatur-Prozess: Schnell, kostengünstig und überwacht

Durch die Integration der meistgenutzten Signaturlösungen bildet Kendox InfoShare Möglichkeiten ab, digitale Signatur-Prozesse zu automatisieren, Systemhürden zu überwinden und die Prozesskosten zu senken. So lassen sich zum Beispiel Signaturprozesse direkt aus dem DMS-System Kendox InfoShare heraus anstoßen und können über den Workflow überwacht und skaliert werden.

«Manuelle Signaturprozesse sind aufwändig und teuer», ergänzt Didier Hunn. «Das händische Unterzeichnen erfordert den Druck der Dokumente, ist ortsgebunden und erfordert zusätzlich den Versand über den Postweg, wenn externe Teilnehmer eingebunden sind. Dadurch entstehen Druck-, Material- und Versandkosten, was auch die CO2-Bilanz verschlechtert. Zu guter Letzt, müssen die unterzeichneten Dokumente wieder einer digitalen, vorzugsweise rechtskonformen Ablage zugeführt werden, was den Prozess zusätzlich erschwert.»

Hinzu kommt bei manuellen Signaturprozessen auch die fehlende Übersicht, ob und wann die Vertragsparteien das Dokument unterzeichnen, in welchem Stadium sich der Prozess befindet und wann sie das Dokument wieder zurücksenden. Selbst wenn Dokumente per E-Mail zur Unterschrift an die Vertragsparteien versendet werden, hat der Versender keine Kontrolle über die Prozesskette. Demgegenüber bieten die digitalen Signaturworkflows des DMS klare Vorteile.

Vorsprung durch Automatisierung und Integration

Das Zusammenspiel zwischen dem DMS Kendox InfoShare, der integrierten Workflow-Engine sowie die ausgeprägte Integrationsfähigkeit zu den Signaturlösungen, überwindet die Prozesshürden und Medienbrüche bei internen wie auch bei externen Signaturprozessen.

Alle Vertragsparteien erhalten zum Beispiel per E-Mail einen Workflow-Task, Dokumente mit der vorgeschlagenen Signaturlösung zu signieren. Der Workflow steuert dabei den Ablauf und die Überwachung des Prozesses. Die Fristenkontrolle und die automatisierten Erinnerungen/Benachrichtigungen stützen den Prozess zusätzlich. Dank der Integration müssen die Dokumente nicht mehr manuell in die digitale Ablage zurückgeführt werden. Alle Versionen werden automatisch und nahtlos vom DMS Kendox InfoShare nachgeführt. Die Prozesshistorie wird protokolliert und ist jederzeit einsehbar. Zudem entsprechen die Signaturen den Kriterien für qualifizierte digitale Signaturen (QES) nach den Signaturnormen ZertES oder eIDAS.

«Mit der Integration international anerkannter Signaturlösungen, inklusive europäischer Lösungen wie actaSIGN, in Kendox InfoShare, können Unternehmen weltweit schneller Geschäfte abschließen, indem sie Dokumente bequemer und ohne Medienbruch digital signieren. Unser DMS ist bewusst auf Integrationen über APIs ausgerichtet, sodass wir jederzeit weitere Lösungen einbinden können», resümiert Didier Hunn auf Basis der Erfahrung von erfolgreich umgesetzten Kundenprojekten.

Weitere Informationen zum Thema Digitale Signaturen finden Sie auch hier: https://www.kendox.com/de/loesungen/kendox-digitale-signaturen

Quelle: www.kendox.com