Institute of Science and Technology Austria macht Sendungs- und Materialübergabeprozesse zukunftsfit

Am Institute of Science and Technology Austria (ISTA) in Klosterneuburg / NÖ wird seit 2006 Spitzenforschung in den Disziplinen Physik, Mathematik, Informatik und Life Sciences betrieben. Ein weiterer Schwerpunkt wird mit dem Promotionsrecht auf die Ausbildung der nächsten Generationen an Forscher:innen gelegt. Für die stetig steigende Anzahl an Paketlieferungen vertraut man auf Schließfachsysteme und Softwarelösungen von Variocube um diese effizient und nachverfolgbar entgegenzunehmen und intern zu verteilen.

Steigende Sendungsmengen stellen das ISTA vor neue Herausforderungen.

Mit dem multidisziplinären Ansatz fördert das ISTA den Austausch von Forscher:innen verschiedener Fachgebiete untereinander. Die Wissenschaftler:innen können dabei ihren Interessen ohne thematische Einschränkungen folgen. Der 2009 errichtete Campus stellt dabei moderne Räumlichkeiten und Equipment zur Verfügung.

Mit der Zeit wurde die immer weiter steigende Anzahl an eingehenden Sendungen zur Herausforderung, es gab keine Transparenz bei der Zustellung oder definierte Abläufe und der Wunsch nach einer innovativen, digital nachverfolgbaren Lösung wurde immer größer. Auf der Suche nach einem Partner für das Paket- und Posthandling wurde man durch die Österreichische Post AG 2019 auf Variocube aufmerksam.

Richtige Positionierung und Schnittstellen zum Kunden-SAP sparen Zeit und Wege.

Nach den ersten Gesprächen wurde klar, an welchen Punkten die Variocube-Lösung eingesetzt werden soll, wie diese in bestehende Softwaresysteme integriert werden kann und welche Prozesse neu definiert werden müssen. So wurden Schließfachanlagen in jedem der Gebäude am Campus errichtet, jeweils an gut erreichbaren Orten, um die Wege der Zusteller:innen und auch der Mitarbeiter:innen kurz und effizient zu halten.

Durch die API der Variocube Cloud-Software wurde das kundenseitige SAP-System angebunden. Die REST-Schnittstelle von Variocube ermöglicht eine automatische Übergabe von Status wie Lagerortsänderungen, Umbuchungen und Zuordnung zu Kostenstellen. Damit gewinnt die ISTA neue Transparenz und Sicherheit bei den Übergaben.

Neue Prozesse vereinfachen Abholungen und steigern die Effizienz.

Durch eine möglichst nahtlose Integration wurden neue Einlagerungs- und Entnahmeprozesse eingeführt. Die Lieferungen werden im Zentrallager entgegengenommen und entsprechend kommissioniert. Die Kolleginnen und Kollegen der Logistik wählen bei der Einlagerung in den passenden Locker-Standort die Empfangsperson aus einer Liste aus. Der oder die Empfänger:in erhält anschließend eine Benachrichtigung via E-Mail und kann mit einem Code die Sendung jederzeit unabhängig entnehmen.

Teures Leihequipment und Verbrauchsmaterial kann jederzeit angefordert und retourniert werden.

Forscher:innen können über ein Verleihsystem teure wissenschaftliche Ausrüstung direkt aus einer Variocube Smart Locker-Anlage abholen, unabhängig von den Anwesenheitszeiten der zuständigen Abteilung. Die Rückgabe erfolgt auf dem gleichen Weg, wobei das Equipment vor der Rückbuchung noch auf Defekte kontrolliert wird. Verbrauchsmaterialien können ebenfalls über das interne SAP-Materials Management geordert und über die Variocube Schließfachanlage verteilt werden. Dies ist für alle beteiligten Mitarbeiter:innen eine große Zeitersparnis und vereinfacht das tägliche Arbeiten.

Transparenz durch Nachverfolgbarkeit mittels Protokollierung.

Parallel wird über die API in SAP im Hintergrund alles verbucht, der Lagerort geändert und gegebenenfalls einer Kostenstelle zugeordnet. Zusätzlich wird ein komplettes Übergabeprotokoll erstellt. An diesem erkennt man genau, wer, was, wann und wo eingelagert und entnommen hat. Dies ist gerade bei sensiblen Stoffen oder vertraulichen Unterlagen wichtig, um die Sicherheit der Mitarbeiter:innen und den Datenschutz gewährleisten zu können.

Kühlfächer ermöglichen Übergaben von temperatursensiblen-Stoffen.

In der wissenschaftlichen Forschung werden auch immer wieder Stoffe benötigt, deren Kühlkette nicht unterbrochen werden darf. Daher hat man sich bei der Zusammenstellung der Anlagen entschieden, Variocube-ProLine Module mit Kühlfunktion zu integrieren. Auf diese Weise gibt es auch für temperatursensible Stoffe einen optimalen Übergabeweg, welcher die Vorteile der zeitlich entkoppelten Übergabe bietet.

Mitarbeiter:innen schätzen die Flexibilität

„Bei den Mitarbeiter:innen wird die neue Lösung sehr gut angenommen, sie schätzen die Flexibilität durch die 24/7 Zugänglichkeit der Anlagen und das sie ihre Sendungen jederzeit abholen können“, erklären uns die Projektverantwortlichen des ISTA „im Testbetrieb wurden die Schnittstellen und Abläufe getestet und wo nötig angepasst. Seitdem funktioniert unsere neue Schließfachlösung hardware- und softwareseitig sehr gut.“

Quelle: www.variocube.com