Schlanke Prozesse und effiziente Workflows in der Bürokommunikation

– Gehring Group unterstützt Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größen bei Aufbau und laufendem Betrieb digitaler Poststellen

– Digitalisierung von papiergebundener Eingangspost erfolgt wahlweise inhouse oder auch ausgelagert an die Gehring Group als spezialisiertem Anbieter

Die Gehring Group, Spezialist für Akten­archivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen, stellt ihr modulares Angebot rund um Aufbau und Betrieb digitaler Poststellen vor. Dabei werden Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größen unterstützt, ihre per Briefpost eintreffenden Dokumente zu digitalisieren, die Dateien zu indexieren und in entsprechende Work­flows zur verteilten Weiterbearbeitung in beliebige führende IT-Systeme einzuspielen – so etwa in ECM (Enterprise Content Management), ERP (Enterprise Resource Management), Warenwirtschaft (WWS) oder Finanzbuchhaltung. Wahlweise betreut die Gehring Group die laufende digitale Postbearbeitung als interne Lösung oder wickelt sie für ihre Kunden ausgelagert ab.

Digitale und analoge Eingangspost an zentraler Stelle zusammenführen und verwalten: Digitale-Poststellen-Betriebe sparen Zeit und Geld, sie minimieren darüber hinaus auch die Fehlerpotenziale etwa beim Verteilen der Post oder Abtippen von Überweisungsdaten. Über das gesamte Unternehmen hinweg und an den entschei­denden Stellen zeitnah und zuverlässig Informationen verfügbar zu haben, wirkt sich zudem positiv auf die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit aus. Der besondere Anreiz: Eine digitale Poststelle lässt sich in vergleichsweise kurzer Zeit und ohne weitreichende Verflechtungen in die betriebliche Organisation auf den Weg bringen – und je früher man umstellt, desto schneller stellen sich die gewinnbringenden Vorteile ein. Außerdem kann die digitale Poststelle ein wichtiger erster Meilenstein sein auf dem Weg der digitalen Transformation.

Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group (Foto: Gehring Group)

„Sicherer, effizienter, günstiger, dazu flexibler, nachhaltiger und nachvollziehbar: Gegenüber ihrer klassischen Form bietet die digitale Poststelle entscheidende Vorteile“, so Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group. „Sie rechnet sich bereits ab etwa 50 Mitarbeitenden: Gerade mit mehreren Abteilungen und Hierarchiestufen, verteilten Standorten oder einem hohen Homeoffice-Anteil wird die digitale Poststelle zu einer bedeutenden Unterstützung im Tagesgeschäft.“

Abgestimmtes Vorgehen: Dokumente bearbeiten, indexieren und einbinden

In der digitalen Poststelle werden Papierdokumente aller Art direkt nach ihrem Eintreffen in digitale Formate überführt und Workflow-tauglich aufbereitet. Ob nun interne oder externe Lösung: Auf dem Weg dorthin muss zunächst die Eingangspost eingescannt werden. Was einfach klingt, wirft bei näherer Betrachtung allerdings Fragen auf: Wie ist umzugehen mit persönlich bzw. vertraulich, an den Betriebsrat, die Personalabteilung oder die Geschäftsführung adressierte Schreiben? Was passiert mit vermeintlicher Dialogpost und Katalogen? Sollen die verschiedenen Inhalte eines Briefs in eine oder mehrere Dateien überführt werden? Zu entscheiden ist zudem, welche Originale nach dem Scannen unter anderem aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen und an welchem Ort dies im jeweiligen Fall erfolgen soll. Damit all diese Prozesse sicher und nachvollziehbar gestaltet sind, führt kein Weg an durchdachten Konzepten vorbei. Bereits hier empfiehlt es sich, auf die Expertise und Erfahrung professioneller Dienstleister zurückzugreifen.

Über die eingesetzte Scan-Software lässt sich das gewünschte Zielformat definieren. Das können beispielsweise PDF, TIFF oder JPG sein – je nach führendem IT-System. Mit ArchiCapture® verfügt die Gehring Group über eine selbstentwickelte und betont leistungsstarke Scan-Software, die sowohl inhouse als auch in ausgela­gerten Projekten eingesetzt wird. OCR (Optical Character Recognition)-Technologie und Indexierung ermöglichen es dabei, dass alle Autorisierten jederzeit und ohne lange Sucherei auf den zentralen Datenpool zugreifen können.

Die Dateien können von der digitalen Poststelle aus direkt an die führenden IT-Systeme übergeben werden. Möglich ist außerdem auch, sie direkt zu verteilen –wahlweise personalisiert oder an die jeweils zuständigen Abteilungen. Dies kann per E-Mail oder per gesicherter VPN (Virtual Private Network)- bzw. SFTP (Secure File Transfer Protocol)-Verbindung in überwachte Verzeichnisse erfolgen. Für noch mehr Effizienz sorgt, wenn automatisch erkannt wird, um welchen Dokumenttyp es sich han­delt und welcher Workflow anzustoßen ist. Das Auslesen etwa von Vertragsnummern oder Lieferantenangaben per OCR funktioniert bei standardisierten Belegen am besten.

Wertvolle Unterstützung bei Aufbau und laufendem Betrieb

Wichtig zu beachten: Aufbau und Betrieb einer digitalen Poststelle erfordern Know-how und Technologie genauso wie Geräte und Personalressourcen – dies alles mit entsprechender Redundanz. Dabei unterstützt die Gehring Group ganz nach Bedarf mit Beratung und individuellen Umsetzungsangeboten. „Selbst gut organisierte Unter­nehmen können durch die klassische Briefpost ausgebremst werden. Das liegt an den Nachteilen papiergebundener Kommunikation. Denn jeder analoge Beleg wirkt in der modernen Arbeitswelt wie ein Trichterhals und verhindert schlanke Prozesse. Wer aber effiziente Workflows etablieren und am Laufen halten möchte, muss Medienbrüche vermeiden“, pointiert Nils Gehring die Bedeutung der digitalen Poststelle.

Digitale Poststelle in grafischer Darstellung (Foto: Gehring Group)

Hintergrund: Flexible und zugleich nachhaltige Bürokommunikation

Die digitale Poststelle wirkt nachhaltiger, da sie für Verarbeiten und Verteilen der Dokumente kein weiteres Papier (Stichwort: Kopien) benötigt; bei dessen Herstellung nämlich werden beträchtliche Mengen an wertvollen Ressourcen wie Holz, Energie und Wasser verbraucht. Der Umgang mit digitalen Medien ist aber auch deutlich flexibler und effizienter. Schließlich lassen sich Dateien orts- und zeitunabhängig auf allen Endgeräten anzeigen und editieren – auf dem PC im Büro, dem Notebook im Home­office oder mobil auf dem Smartphone. Digitale Belege kann man außerdem viel schneller suchen und finden, selbst wenn Dritte gerade parallel auf das gleiche Dokument zugreifen. Erst so wird verteiltes Arbeiten überhaupt erst möglich mit schlanken Workflows ohne Liegezeiten.

Erklärvideo: Wie funktioniert eine digitale Poststelle?

Quelle: https://gehring.group