ecoDMS optimiert in büro+ kaufmännische Prozesse

ERP meets DMS

Die MikroPlan GmbH hat eine Schnittstelle entwickelt, die das Dokumenten-Management-System (DMS) ecoDMS mit der Enterprise-Ressource-Planning(ERP)-Lösung microtech büro+ verbindet. Diese synchronisiert Dokumente und deren Daten aus ecoDMS mit jenen in der kaufmännischen Software. Anwender können somit in der büro+-Applikation über einen Link direkt auf die in ecoDMS abgelegten geschäftsrelevanten Dokumente zugreifen. In einer Ausbaustufe beinhaltet die Schnittstelle zusätzlich eine integrierte Rechnungsprüfung sowie die automatisierte Erzeugung interner Eingangsrechnungen. Unternehmen können so den Prozess von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zum Erhalt der Eingangsrechnung digitalisiert abbilden.

MikroPlan ist sowohl Goldpartner von microtech als auch Qualified Premium Reseller von ecoDMS und verfügt somit über eine hohe Expertise bezüglich der Softwareprodukte beider Unternehmen. Die von MikroPlan entwickelte Schnittstelle integriert im Hintergrund das DMS in die ERP-Lösung. Dazu werden die in ecoDMS eingehenden Dokumente sowie deren Metadaten mit denen in büro+ synchronisiert und den jeweiligen Vorgängen zugeordnet. Anwender können dann beispielsweise alle zu einem Bestellvorgang gehörigen Dokumente direkt aus der Vorgangsmaske über einen Link zu ecoDMS aufrufen. Geschäftsrelevante Daten wie Bestellnummer oder Rechnungsbetrag werden zusätzlich automatisiert in büro+ übertragen. Dabei kann der Anwender definieren, welche Informationen in welchem Feld gespeichert werden sollen. MikroPlan unterstützt hier bei der Einrichtung und Anpassung. Zusätzlich werden die in ecoDMS abgelegten Dokumente mit den Datensätzen der Kunden, Lieferanten und Hersteller im ERP-System verknüpft und sind somit ebenfalls aus deren Stammdaten heraus aufrufbar.

In einer Ausbaustufe übernimmt die Schnittstelle auch die Rechnungsprüfung. Sobald eine Rechnung in ecoDMS abgelegt und mit büro+ synchronisiert ist, sucht die Lösung dort die dazugehörige Bestellung anhand der auf der Rechnung notierten Daten und kontrolliert dann, ob die Beträge auf beiden Dokumenten übereinstimmen. Ist das der Fall, wird eine büro+-interne Eingangsrechnung erstellt, die dafür sorgt, dass der Vorgang automatisch vom Status Bestellung zum Status Rechnung wechselt und der Betrag direkt in der ERP-Lösung verbucht wird. Weichen die Beträge voneinander ab, wird der Vorgang in büro+ als „gesperrt“ gekennzeichnet. In einer Übersicht sieht der Anwender, welche Rechnungen korrekt bzw. falsch ausgestellt wurden. Zusätzlich wird in ecoDMS in einem Statusfeld bei den Rechnungsdokumenten vermerkt, ob diese korrekt oder fehlerhaft sind.

Neben der verbesserten Prozesseffizienz profitieren büro+-Anwender mit der ecoDMS-Schnittstelle von weiteren Vorteilen. Hierzu gehören der ortsunabhängige Zugriff auf alle benötigten Informationen, plattformunabhängiges Arbeiten am PC, Smartphone oder Tablet sowie die revisions- bzw. rechtssichere Archivierung von Dokumenten.

Quelle: www.ecodms.de