ecoDMS GmbH veröffentlicht Update ihres Dokumenten-Management-Systems

Ab sofort ist ein neues Rolling Release des Dokumenten-Management-Systems (DMS) ecoDMS verfügbar. Zu den wesentlichen Weiterentwicklungen zählen die Unterstützung des aktuellen Standards der XRechnung, die Duplikat- und Klassifizierungserkennung sowie die Mehrfaktorauthentifizierung bei der Anmeldung auf dem ecoDMS-Server.

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Dies sind in Deutschland ZUGFeRD- und XRechnungen. ecoDMS liest automatisch die eingehenden XRechnungen aus und generiert aus dem XML-Datensatz lesbare PDF-Dateien. Dabei unterstützt das DMS den derzeit gültigen Standard 3.0.1 sowie auch künftig neue Versionen unmittelbar nach deren Verfügbarkeit. Hierfür wird der Anbieter ecoDMS GmbH auf seiner Website den Kunden jeweils eine Datei zur Verfügung stellen, die diese lediglich herunterladen und in ecoDMS einspielen müssen. Das aufwändigere Installieren eines vollständigen Updates ist nicht erforderlich.

ecoDMS nutzt leistungsfähige KI-Modelle zur Duplikat- und Klassifizierungserkennung

Die neue Duplikat- und Klassifizierungserkennung basiert auf KI-Modellen, die prüfen, ob eingehende Dokumente bereits in ecoDMS hinterlegt sind bzw. eine Ähnlichkeit mit archivierten Dokumenten aufweisen. Anhand von Schwellwerten erhält der Anwender dann einen Hinweis, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass dieses Dokument schon archiviert wurde. Diese Schwellwerte verwendet ecoDMS auch bei der Unterbreitung von Klassifizierungsvorschlägen. „Eingangsrechnungen sind hierfür ein gutes Beispiel“, erklärt Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH, und ergänzt: „Wenn in unserem DMS bereits Rechnungen eines Lieferanten vorhanden und entsprechend klassifiziert sind, dann schlägt unsere Lösung vor, neue Rechnungen ebenfalls so zu klassifizieren. In diesem Zusammenhang ist zu betonen, dass unsere KI-Modelle extrem performant sind, sodass sie nur wenig Rechenleistung benötigen, um selbst große Dokumentenmengen On-Premises auf handelsüblichen Servern zu verarbeiten.“

Multi-Faktor-Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit

Mit Einführung der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) stellen ecoDMS-Kunden sicher, dass nur berechtigte Personen auf ihren DMS-Server gelangen. Anwender verbinden sich, wie gewohnt, im Connection Manager mit ihrem ecoDMS-Profil. Hier muss nun zusätzlich ein Code eingegeben werden, um eine Verbindung zum ecoDMS-Server aufbauen zu können. Diesen Code erhalten sie aus einer App wie Google Authenticator oder per E-Mail.

Quelle: www.ecodms.de