E-Rechnungspflicht 2025 – mit ECM digitale Chancen ergreifen

Die E-Rechnung kommt und die Zeit der Papier-Rechnungen läuft ab. So sieht es der Gesetzgeber vor. Doch die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung kann gerade für kleine und mittlere Unternehmen eine Herausforderung sein, denn E-Rechnungen müssen in Zukunft nicht nur digital empfangen, sondern auch elektronisch archiviert werden. Die Dokumente weiterhin ausschließlich in Papierform aufzubewahren, ist künftig nicht mehr zulässig. Unterstützung bieten moderne Enterprise Content Management (ECM) Systeme. Diese Softwarelösungen sind optimal geeignet, um gängige Geschäftsprozesse – wie das Rechnungswesen – zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Auf diese Weise werden nicht nur gesetzliche Vorschriften eingehalten, sondern die Workflows insgesamt optimiert. ECM-Lösungen machen die ehemals analogen Prozesse schneller, transparenter und kosteneffizienter, so dass Unternehmen nachhaltig vom Umstieg profitieren.

Ab 2025 wird es für Unternehmen aller Größen und Brachen ernst: Die Pflicht zur E-Rechnung tritt in Kraft. Zwar dürfen Rechnungsaussteller bis Ende 2026, für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze, weiter Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (zum Beispiel PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig. Neu ist: Die E-Rechnung erhält Vorrang gegenüber der Papierrechnung, weshalb alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen müssen.

Übergangsregelungen für den Rechnungsversand

Für das Versenden gibt es Übergangsregelungen bis Ende 2027: Sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 Euro erwirtschaftet, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig. Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im Bereich der inländischen B2B-Umsätze einzuhalten.

Standards für digitale Rechnungen

Für diejenigen Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, besteht bereits seit dem 27. November 2020 die Pflicht zur E-Rechnung, dort kommt die sogenannte XRechnung zum Einsatz. Mit dieser haben die Behörden bereits einen neuen Standard für digitale Rechnungen gesetzt und etabliert. In Deutschland werden derzeit vor allem zwei Standards genutzt: die bereits erwähnte XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format – eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. International werden weitere Formate verwendet – wie Fattura PA (Italien) oder Factur-X (Frankreich). Alle Formate eint, dass sie den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen. Im Übrigen gilt auch eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Der Grund: PDF-Dateien entsprechen nicht der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments. Diese verlangt, dass die Weiterverarbeitung von digitalen Dokumenten ohne manuellen oder technischen Aufwand erfolgt, was das PDF-Format deutlich überfordert. Bei der E-Rechnung hingegen handelt es sich um ein strukturiertes Datenformat, das sich automatisch von Computersystemen verarbeiten lässt. Dies spart eine Menge manueller Arbeitsschritte.

Effizientere Workflows mit ECM

Diese neuen Regelungen betrachten viele Unternehmens als eine bürokratische Hürde, doch sie stellt im Grunde einen echten Gewinn für diese dar. Denn die Einführung der Pflicht zur E-Rechnung ist definitiv ein Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. So kann sie viele Vorteile mit sich bringen, dazu gehören unter anderem: spürbare Kostensenkungen, beschleunigte Workflows, eine reduzierte Fehleranfälligkeit, nachhaltigeres Wirtschaften durch einen geringeren Papierverbrauch und eine effizientere Zusammenarbeit durch mehr Transparenz und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit bei Geschäftsprozessen. Nicht zuletzt ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung höchste Sicherheitsstandards.

Die E-Rechnungspflicht bietet Firmen somit auch eine echte Chance, um digitale Geschäftsprozesse im Unternehmen zu etablieren oder weiter auszubauen. Mit der passenden Software lässt sich dieser digitale Umstieg effizient umsetzen. Bei der Rechnungsverarbeitung leisten beispielsweise ECM-Lösungen gute Dienste. Sie übernehmen das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten und leiten diese automatisiert auf individuell konfigurierbaren Wegen durch das Unternehmen. Die ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler unterstützen das Format XRechnung vollumfänglich und leiten die digitalen Rechnungen direkt auf dem vorgesehenen Workflow weiter. ZUGFeRD-Rechnungen werden ebenso problemlos erkannt und auf den digitalen Weg zum Bearbeiten und Freigeben gebracht. Auch internationale Standards werden unterstützt.

Weil ECM-Systeme modular aufgebaut sind, ist es sinnvoll, das Dokumentenmanagement, beginnend mit einem Pilotprojekt, schrittweise zu digitalisieren. Für den Start eines solches Pilotprojektes ist das Rechnungswesen optimal geeignet, auch aufgrund seiner wiederkehrenden Abläufe und den meist klaren Rahmenbedingungen. Firmen haben dabei die Wahl, ob sie die ECM-Lösung ganz klassisch „On-Prem“ oder aus der Cloud zu nutzen. TA Triumph-Adler bietet Unternehmen, je nach Bedarf, beide Optionen an: Mit dem ECM-Modul Rechnungswesen bietet TA Triumph-Adler eine On-Premises-Lösung an – das heißt, die Software wird auf der Hardware der Kunden lokal betrieben. Der Vorteil von On-Premises-ECM-Systemen: Die digitalen Workflows sind hochgradig individualisierbar. Bei einem Cloud-ECM, wie yuuvis RAD as a Service, ist der zusätzliche Vorteil, dass sich der Kunde nicht mehr um die IT-Infrastruktur des Systems kümmern muss. Der komplette Betrieb der Cloud-Lösung wird durch einen Dienstleister, wie TA Triumph-Adler, sichergestellt. So wird die unternehmenseigene IT spürbar entlastet, da zeitraubende Wartungsaufgaben entfallen. Die cloudbasierte Lösung von TA Triumph-Adler verfügt darüber hinaus über standardisierte Workflows speziell für das Rechnungs-, Vertrags- und Personalwesen, die sich ebenfalls individuell anpassen lassen.

ECM-Lösungen: Rechtsichere Archivierung von Rechnungen

Neben dem Versand und dem Empfang von E-Rechnungen bedarf es aber auch geeigneter Methoden, um digitale Dokumente rechtsicher zu archivieren. Von der eingehenden Lieferantenrechnung bis zum unterschriebenen Arbeitsvertrag, vom Angebot eines Neukunden bis zum Jahresabschluss: Viele Dokumente, die ein Unternehmen empfängt, erstellt oder verarbeitet – ganz gleich, ob digital oder in Papierform – müssen über gesetzlich geregelte Zeiträume hinweg aufbewahrt werden. Diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind komplex und kein Unternehmen ist hierbei ausgenommen. Dementsprechend wichtig ist eine rechtssichere Archivierung. Wurden früher sämtliche Dokumente in Aktenordnern abgelegt und archiviert, bietet ein digitales Dokumentenmanagement heute auch in puncto Archivierung zahlreiche Vorteile. Unter anderem eine erhebliche Platzersparnis oder eine leichtere Auffindbarkeit von Dokumenten und Informationen. Moderne ECM-Systeme ermöglichen abteilungsübergreifend eine einheitliche Softwareumgebung und bringen alle Voraussetzungen für die revisionssichere Ablage von E-Rechnungen und anderen digitalen Belegen mit – von der Indexsuche, über die automatische Versionierung in der Cloud, bis zum Fristenmanagement, das ein versehentliches vorzeitiges Löschen von Dokumenten verhindert.

E-Rechnungspflicht: Umstieg als Digitalisierungschance nutzen

Egal welche Lösung zum Einsatz kommt: ECM-Systeme bieten Vorteile über den Rechnungsprozess hinaus und können eigenständig, aber auch begleitet von einem strategischen Partner, im Unternehmen eingeführt werden. Spätestens mit dem konkreten Anlass der E-Rechnungspflicht sollten Firmen jetzt die Chance ergreifen, ihre Workflows mit Hilfe eines modernen ECM-Systems insgesamt digitaler und effizienter aufzustellen. Gerade im Rechnungswesen, das generell durch zahlreiche Fristen und Freigabeprozesse gekennzeichnet ist, sind die Vorteile digitaler Workflows dann auch schnell spürbar – für Mitarbeitende wie Management. Diese greifbaren Effizienzgewinne können dann schlussendlich auch dafür sorgen, dass die Akzeptanz für die Digitalisierung steigt und Veränderungen künftig vielleicht noch schneller vorangetrieben werden können.

Welche Schritte Unternehmen beim Umstieg auf die E-Rechnung berücksichtigen sollten, erfahren Sie in dieser Checkliste. Darüber hinaus finden Interessierte mehr Informationen zum Thema E-Rechnung auf der Website triumph-adler.de.

Quelle: www.triumph-adler.de

Über den Autor:

Stefan Halupka ist Business Unit Director ECM & ICT DACH bei der TA Triumph-Adler GmbH. TA Triumph-Adler hilft Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse – egal ob papierbasiert oder digital – mit dem Ziel, diese effizienter zu gestalten. Stefan Halupka ist seit April 2020 im Unternehmen und verantwortlich für den Vertrieb der innovativen Softwarelösungen. Seit seinem Einstieg hat er maßgeblich dazu beigetragen, den Bereich strategisch aufzubauen und erfolgreich voranzubringen. Halupka hat mehr als 14 Jahre Erfahrung als Vertriebsleiter und Berater in der Technologie- und Softwarebranche. Seine Kernexpertise ist das Change-Management von Vertriebsorganisationen, um deren Effizienz zu steigern. Hierbei hat er umfassende Erfahrung bei der Führung, Entwicklung und Motivation von diversen Vertriebsteams im IT-Bereich. Privat ist Stefan Halupka begeisterter Tauchlehrer und engagiert sich bei der freiwilligen Feuerwehr.