Von der Pflicht zur Kür: E-Rechnung fördert Digitalisierung

Die elektronische Rechnung wird zum Treiber der Digitalisierung in deutschen Büros. Corinna Hölzel, Senior Product Marketing Managerin bei d.velop zeigt, wie Unternehmen davon profitieren

Seit Januar dieses Jahres ist die elektronische Rechnung nun in Deutschland Pflicht. Seither sollten alle B2B-Unternehmen Rechnungen in den vorgesehenen Formaten zumindest empfangen können. Durch die Umstellung sollen Geschäftsprozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Einige Herausforderungen bleiben dennoch: Für viele Unternehmen ist es nach wie vor schwierig, den Überblick über die verschiedenen E-Rechnungsformate, gesetzlichen Fristen und Vorgaben zu behalten.

Die Fristen im Überblick:

Damit geben die Übergangsfristen Spielraum, sollten Lieferanten aktuell noch nicht in der Lage sein, korrekte E-Rechnungen auszustellen, können Unternehmen weiterhin PDF- oder Papierrechnungen anfordern.

Die Fristen sollten auch kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe nutzen, um sich vorzubereiten. Je früher sie sich mit dem Thema beschäftigen, desto entspannter wird der Prozess verlaufen.

Zulässige Formate:

In Deutschland sind für die E-Rechnung die Formate XRechnung und ZUGFeRD vorgesehen, wobei es sich bei letzterem um ein kombiniertes Format handelt, bei dem die strukturierten Daten in ein PDF eingebettet werden.

Auch wenn die E-Rechnung zunächst komplex wirkt, sollten sich Unternehmen nicht verunsichern lassen. Die Einführung verspricht viele Vorteile. So lassen sich durch den geringen manuellen Aufwand Zeit und Kosten einsparen, wenn die Systeme erst einmal richtig laufen. Dabei geht es nicht nur um die Bearbeitung und Archivierung der Rechnungen, auch Papier-, Druck- und Portokosten müssen in die Bilanz eingerechnet werden. Dies bedeutet gleichzeitig auch ein Plus in Sachen Nachhaltigkeit. Die schnellere Verarbeitung elektronischer Formate erlaubt es zudem, das Cashflow Management zu optimieren. Bisher eingesetzte OCR-Technologien zum Auslesen der Rechnungsinformationen aus PDF- Rechnungen sind außerdem fehleranfällig – und oft mit hohem Aufwand verbunden. Bei der Nutzung der E-Rechnung kann dieser Schritt komplett entfallen.

Elektronische Rechnungsstellung als Booster der Digitalisierung

Die E-Rechnung ist mehr als eine Verpflichtung – sie ist eine Chance, die Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung maßgeblich zu beschleunigen. In den letzten Monaten hat sich gezeigt, dass viele Unternehmen, die beginnen, E-Rechnungen einzuführen, ihr digitales Dokumentenmanagement generell ausbauen.

Damit trägt die E-Rechnung dazu bei, das papierlose Büro endlich Realität werden zu lassen. Davon profitieren schließlich auch die Mitarbeitenden, da viele zeitraubende Routinearbeiten, beispielsweise in der Ablage, entfallen. KI-Integrationen in modernen Dokumentenmanagementsystemen erlauben es, benötigte Informationen sehr schnell zu finden. Wenn kein händischer Übertrag aus analogen Dokumenten mehr notwendig ist, wird zudem die Fehleranfälligkeit in Geschäftsprozessen reduziert.

Auch in punkto Sicherheit müssen sich Unternehmen keine Sorgen machen: Wichtige, sensible Dokumente können mit elektronischen Signaturen versehen werden, wodurch ihre Legitimität sichergestellt und Fälschungssicherheit gewährleistet wird.

Fazit: Jetzt aktiv werden – mit dem richtigen Partner an der Seite

Die E-Rechnung ist mehr als nur ein neues Dateiformat – sie ist ein Hebel für die digitale Transformation in Unternehmen und Organisationen jeglicher Größe. Wer die Übergangsfristen sinnvoll nutzt, kann nicht nur gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern interne Prozesse grundlegend verbessern. Mit den richtigen Tools und erfahrenen Partnern gelingt der Umstieg reibungslos – und eröffnet neue digitale Perspektiven.

Quelle: www.d-velop.de

Die Autorin:

Corinna Hölzel ist Senior Product Marketing Managerin bei der d.velop AG, ein Softwareunternehmen, das seit 33 Jahren auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert ist. Corinna ist Expertin in Sachen E-Rechnung und der konkreten Umsetzung der Herausforderungen im Rahmen der elektronischen Rechnungsverarbeitung.